Gute Frage, in der Tat ...
Zunächst haben Sie wohl einen Mietvertrag und dort sollte geregelt sein, wie die sog. jährliche "Nebenkostenabrechnung" erfolgt. In jedem Falle ist das Sache des Vermieters. In den entsprechenden Verordnungen (... wie Heizkostenverordnung usw. ...) ist auch gesetzlich geregelt, was Umlagefähig ist.
ISTA fällt mir gerade sehr, sehr negativ auf und hat offenbar unseren Vorbesitzer "Übers Ohr" gehauen.
Der Vermieter ist seiner Informationspflicht mit entsprechender Kostenankündigung nicht nachgekommen und der Hausverwalter ist der m.E. irrigen ...."Meinung", das alle Kosten, die mit dem Erfassen, Auswerten usw., auf die Mieter ohne wenn und aber umlegbar sind.
Mit unserer neuen NK-Abrechnung - über die Immo-Verwaltung uns wirksam zugestellt, "entblödet" sich ISTA auch nicht, unser "Recht auf Prüfung" innerhalb der folgenden 12 Monate auszuhebeln, indem sie schriftlich - gewissermaßen als "Rechtsbelehrung" diese Frist unzulässig auf 4 Wochen reduzieren.
Betreffs Ihrer "Pflicht" zum von ISTA geforderten Termin Zutritt zur Wohnung zu verlangen, greift übergeordnetes Recht, nämlich Ihr Hausrecht. Sie können und dürfen das willkürliche Betreten und auch das sonstige Betreten untersagen. Es obliegt einzig und allein dem Vermieter (... und dazu ist der verpflichtet ...), das Zutrittsbegehren schriftlich Ihnen gegenüber zu formulieren, und zwar mit einer stichhaltigen Begründung. Sie dagegen sind verpflichtet, in Absprache (Terminvereinbarungsdialog also ...) einen Termin zu finden, der beiden Seiten genehm ist.
ISTA ALLEINE IST NICHT BERECHTIGT IRGENDWELCHE TERMINE FESTZULEGEN, OHNE DASS SIE VORHER VOM VERMIETER INFORMIERT WURDEN. Aus den ISTA-Schreiben entnehme ich auch persönlich, dass im Urlaubsfall o.Ä. ein Schlüssel beim Nachbarn hinterlegt werden soll.
Auch dass verstehe ich persönlich als Nötigung mit dem juristisch nicht geeigneten Mittel der "Nötigung" UND des Aushebelns des Hausrechtes, welches einzig und alleine Sie als Besitzer (... nicht mit Eigentümer zu verwechseln ...) innehaben.
ICH BETONE, das das hier Niedergeschriebene einzig und allein meine individuelle Meinung ist und KEINESWEGS ALS RECHTSBELEHRUNG zu verstehen ist. Das dürfen nur Anwälte und andere von Staatswegen berechtigte Personen ...