Ich kann auch nur aus Fahrgastsicht antworten, aber ich denke "Übung ist das halbe Leben".
Vor 20 Jahren konnte ich mir auch nicht vorstellen die Umsatzzahlen der letzten 12 Monate im Kopf zu haben, heute ist das selbstverständlich. Und trotzt 300+ Menschen im Unternehmen weiß ich sofort wenn ein neues Gesicht da ist, auch wenn ich zu den bekannten Gesichtern nicht immer sofort die Namen parat habe. Aber unsere Personalchefin z. B. kann das. Die sieht jemand zum 2. mal, weiß sofort Steuerklasse, Familienstand, Gehalt...
Ansonsten denke ich es ist eine Kombination aus Erinnerung, Beurteilung des Verhaltens (der sieht aus als wäre er schon mal kontrolliert worden, der schaut aus wie ein Schwazfahrer) und darauf verlassen, dass ein Großteil der Menschen schlicht ehrlich ist ;-).