Bisher habe ich diesen Geschäftsprozess als EPK mit den 3 Swimlanes "Mitarbeiter/Abteilung", "externes System" und "internes System" modelliert und die beschriebenen Ereignisse und Funktionen in den betreffenden Swimlanes platziert. Die Frage, die sich mir stellt ist nur, ob von EDV-Systemen ausgeführte Aktivitäten im EPK modelliert werden dürfen und diese EDV-System als eigene Swimlanes, d.h. Akteuere auftreten dürfen?!
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evtl. bietet es sich auch an, das ganze in Form eines Wikis (wie Wikipedia) aufzuziehen. Die dazu notwendige Software wie z.B. MediaWiki ist frei verfügbar.
Ansonsten würde ich auch das Content-Management-System Joomla mit entsprechenden Erweiterungen empfehlen.