Dialog

Einkäufer: Guten Tag, mein Name ist [Ihr Name], ich rufe von der Einkaufsabteilung der Firma [Ihre Firma] an. Spreche ich mit Herrn/Frau [Name] von [Lieferantenname]?

Lieferant: Ja, richtig, Sie sprechen mit mir. Guten Tag.

Einkäufer: Vielen Dank, dass Sie sich kurz Zeit nehmen. Ich möchte mit Ihnen über unsere letzte Lieferung vom [Datum] sprechen.

Leider mussten wir feststellen, dass ein Teil der gelieferten elektronischen Bauteile fehlerhaft ist. Das hat bereits zu Verzögerungen in unserer Produktion geführt. Wir möchten die Situation gemeinsam mit Ihnen klären, um schnell eine Lösung zu finden.

Lieferant: Oh, das tut mir leid. Worum genau handelt es sich?

Einkäufer: Wir haben die Mängel dokumentiert und möchten nun gemeinsam eine Lösung finden. Aus unserer Sicht kommen verschiedene Möglichkeiten in Frage:

  • eine schnelle Ersatzlieferung der defekten Teile,
  • alternativ ein Preisnachlass,
  • oder die Rücksendung der betroffenen Ware.
  • Welche Lösung wäre für Sie machbar?

Variante 1 – Lieferant bestreitet den Fehler

Lieferant: Nach unserer Prüfung kann ich keinen Fehler feststellen.

Einkäufer: Ich verstehe Ihren Einwand. Wir haben die fehlerhaften Teile dokumentiert und können Ihnen Fotos oder Prüfberichte zukommen lassen, damit Sie die Situation nachvollziehen können.

Variante 2 – Lieferant bietet nur eine Teillösung an

Lieferant: Eine komplette Ersatzlieferung schaffen wir leider nicht sofort, aber wir könnten Ihnen einen Teil kurzfristig schicken.

Einkäufer: Vielen Dank für Ihr Entgegenkommen. Damit unsere Produktion nicht stillsteht, wäre es für uns wichtig, zumindest die dringend benötigten Teile kurzfristig zu erhalten. Vielleicht können wir die restliche Regelung über einen Preisnachlass klären?

Variante 3 – Lieferant braucht Zeit

Lieferant: Ich muss das intern prüfen und melde mich zurück.

Einkäufer: Das ist verständlich. Damit wir unsere Planung fortsetzen können, wäre es hilfreich, wenn Sie uns bis spätestens [Datum/Zeitpunkt] eine Rückmeldung geben könnten.

Einkäufer (Abschluss): Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Wir schätzen die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen sehr und sind zuversichtlich, dass wir gemeinsam eine gute Lösung finden werden. Auf Wiederhören.