mehrere Dokumente und Dateien in einer Datenbank zusammen. Per Access oder andere Lösung?
Hallo zusammen,
wir stehen derzeit vor einer kleinen Umstrukturierung und sind uns nicht sicher in welcher Art und Weise wir es am Besten machen wollen.
Zur Situation. Aktuell haben wir viele Leute die für ein gemeinsames Projekt verschiedenste Dateien führen. Grundrisse, Excel-Daten, PDF´s und noch mehreres anderes. Leider wurde dies nie wirklich zusammengeführt, sondern man teilweise 4 verschiedene Bearbeitungsstände oder muss bei einer Änderung mehrere Dateien parallel bearbeiten und ändern. (Bsp: MAC-Adresse ändert sich: muss man in mehreren Dateien nachbearbeiten, damit es aktuell bleibt.) Das ist das Hauptproblem derzeit, welches geändert werden soll. Der erste Gedanke ging in die Richtung Access Datenbank. Hier sehe ich verschiedene Problematiken, bzw. habe verschiedene Fragen die vielleicht jemand Beantworten kann:
- Es wäre notwendig verschiedene Ansichten/ Listen zu generieren: Bsp. alle Daten mit einem Bestimmten Atribut X sollen in einer Liste ausgegeben werden.
- Ist es möglich einen Dateipfad zu verlinken?: Nach dem Motto ich hinterlege in einer Ordnerstruktur Grundrisse und kann mir diese in Access anzeigen lassen oder aufrufen lassen. Als Link zum Ordner zum Beispiel?
- Ist es möglich (Stichpunkt Grafiken und allgemeine Übersichtlichkeit verschiedener Gewerke) eine grafische Abbildung einzubringen und diese mit Links zu einzelnen Unterdatenbanken zu versehen?
Soweit erstmal ein sehr grober Überblick zu unserer Thematik. Es sind sehr viele Daten die wir einpflegen würde und die auch ineinander Greifen.
Ich bin mir unsicher, ob Access wirklich die perfekte Lösung ist?
Habt ihr damit Erfahrungen und evtl. andere Lösungsansätze? Oder würdet ihr doch Access empfehlen, weil ich einige Funktionen vielleicht nicht kenne?
Vielen Dank und liebe Grüße
Williwasi
2 Antworten
Hallo Williwasi,
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um mehrere Dokumente und Dateien in einer Datenbank zusammenzuführen. Access kann hierfür eine Lösung sein, es gibt jedoch auch andere Tools, die hierfür geeignet sind. Ich werde im Folgenden einige Punkte aufgreifen, die du angesprochen hast.
Zunächst einmal ist es möglich, verschiedene Ansichten/Listen in Access zu generieren, die auf bestimmten Attributen basieren. Hierfür kann man Abfragen verwenden, die nach bestimmten Kriterien filtern und die gewünschten Daten in einer Tabelle oder einem Formular anzeigen.
Es ist auch möglich, Dateipfade in Access zu verlinken. Hierfür kann man ein Feld vom Typ "Hyperlink" verwenden und den Pfad zur Datei eintragen. Wenn man dann auf den Link klickt, wird die Datei in ihrem jeweiligen Programm geöffnet.
Eine grafische Abbildung mit Links zu Unterdatenbanken ist in Access auch möglich. Hierfür kann man zum Beispiel eine Form erstellen, die die Abbildung als Hintergrundbild verwendet und darauf dann Schaltflächen platzieren, die zu den Unterdatenbanken führen.
Access hat jedoch auch einige Nachteile, die man bedenken sollte. Eine Datenbank in Access kann schnell unübersichtlich werden, wenn sie zu groß wird. Auch die Performance kann leiden, wenn man zu viele Daten oder komplexe Abfragen hat. Außerdem ist Access eher für den Einsatz in kleinen Teams oder Unternehmen gedacht, größere Unternehmen sollten eventuell auf eine professionellere Datenbanklösung zurückgreifen.
Es gibt jedoch auch andere Tools, die für die Verwaltung von Dateien und Dokumenten geeignet sind. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel SharePoint, das eine umfangreiche Dokumentenverwaltungsfunktion bietet und auch für die Zusammenarbeit in Teams geeignet ist. Auch Cloud-Lösungen wie Google Drive oder OneDrive können hierfür eine Option sein.
Letztendlich hängt die Wahl des Tools von den individuellen Anforderungen ab. Es empfiehlt sich, verschiedene Lösungen auszuprobieren und zu evaluieren, welche am besten zu den Anforderungen passen.
Ich hoffe, das hilft dir weiter. Bei weiteren Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Viele Grüße,
Daniel
Vielen Dank für die sehr ausführliche Antwort. Das ganze muss leider autark und ohne Internetzugang. Daher fallen die ganzen OneDrive und Sharepoint Varianten leider raus.
Aber das Ganze hilft mir dennoch sehr weiter. Hast du neben den Cloud-Lösungen noch andere Programempfehlungen?
Lg
Es geht um sowas wie IT Netzwerke planen/konfigurieren?
Das selbst mit z.B. Access zu bauen, dürfte verhältnismäßig aufwendig sein (wenn es einen Mehrwert bringen soll).
Aber z.B. für Netzwerkdokumentation, o.ä. gibt es mit Sicherheit auch schon fertige Lösungen.