Frage von TMAK3R, 60

Microsoft Outlook - gebündeltes Drucken von angefügten PDF Dateien?

Hallo zusammen,

ich bekomme viele Rechnungen per Email zugesendet. Ich verwende für Mails Outlook 365 (Outlook 2016)

Zum ausdrucken der im Anhang angefügten Rechnungen (1 PDF-Datei pro Mail= 1 Rechnung) muss ich die Email anklicken, die PDF Datei öffnen und diese dann mit STRG+P plus Bestätigung zu drucken

Das ist bei ca. 70 Rechnungen pro Woche eine sehr zeitaufwändiges Unterfangen. :-(

Gibt es eine Möglichkeit NUR die PDF Dateien der Emails durch vorheriges markieren der Emails gebündelt auszudrucken?

Ich kenne bereits eine Variante die das tut, allerdings bekommt man dann pro Rechnung 1 Seite vorab mit den Email-Daten aus dem Kopf (Datum, Zeit, Absender, Empänger etc.) dazu ausgedruckt. Das ist Papierverschwendung.

Hoffe Ihr könnt mir helfen, würde mir 45 min. Zeit sparen pro Woche. :-)

Viele Grüße und Danke im Vorraus

Antwort
von ASRvw, 38

Moin.

Es lässt sich nicht einstellen, dass nur die Anlage, also ohne den Nachrichtentext, gedruckt wird.

Das Drucken von Nachrichten mit Anlagen lässt sich aber automatisieren.

Dazu musst Du in den Druckeinstellungen das Memo-Format auswählen und zusätzlich einstellen, dass die Anlagen bei diesem Format mitgedruckt werden sollen. Bei der ersten Ausführung wird Outlook im Falle einer z.B. PDF-Anlage nachfragen, ob diese gespeichert oder geöffnet werden soll.

Hier musst Du Öffnen auswählen und Einstellen, dass diese
Aktion Standard sein soll, also künftig ohne Nachfrage geschieht. Das ist wichtig, da der PDF Ausdruck nicht durch Outlook, sondern via Befehlsweitergabe über API durch die Standard-Anwendung für die jeweilige Anlage, im Falle von PDF also in der Regel durch den Adobe Reader erfolgt.

Danach klickst Du eine Nachricht mit Anlage mit rechts an, wählst Regeln > Regel erstellen > Erweiterte Optionen. Dort definierst Du mindestens die Bedingung "mit einer Anlage", sowie ggf. weitere Bedingungen, zum Beispiel wenn nur an eine bestimmte Adresse gesendete Nachrichten mit Anlage gedruckt werden soll.

Nach einem Klick auf "Weiter" wählst Du als Aktion "diese ausdrucken". Nach einem weiteren Klick auf weiter, lassen sich noch Ausnahmen für diese Regel definieren, zum Beispiel Mails bestimmter Absender von der Regel ausnehmen.

Nach eine weiteren Klick auf "Weiter" bekommt die Regel
einen Namen und Du defininerst abschließende Bedingungen, zum Beispiel die sofortige Anwendung auf Nachrichten im Posteingang.

Nach der Aktivierung dieser Regel werden alle Nachrichten, die eine Anlage enthalten, direkt beim Eingang automatisch gedruckt, zusammen mit der Anlage.

Wenn Du die Regel nicht aktivierst, kannst Du sie manuell
ausführen. Dazu gehst Du auf der Registerkarte "Start" auf "Regeln" > "Regeln und Benachrichtigungen verwalten" > hakst die Regel an und klickst darüber auf "Regel jetzt ausführen".

ASRvw de André

Kommentar von TMAK3R ,

Noch nie sone ausführliche Antwort erhalten! Das hilft mir schon mal weiter, vielen Dank!

Keine passende Antwort gefunden?

Fragen Sie die Community