Arbeitsablauf / Workflow Optimierung: Katalog mit InDesign?
Hallo Ihr Mediengestalter und Medienfachwirte,
ich bin aktuell dabei die Arbeitsabläufe bei uns zu optimieren und ein großer Bereich hier ist auch unserer Hauskatalog. Hier wollte ich gern Tipps und Erfahrungen sammeln, um den Arbeitsablauf zu verbessern.
Einmal kurz zum IST-Zustand: Ich bin Angestellter in einem Industriebetrieb und habe im Team zwei weitere Mediengestalter, die mich bei den anfallenden Aufgaben unterstützen. Das größte Projekt ist unser jährlicher Katalog mit allen Produkten und Preisen. Der Katalog umfasst aktuell 220 Seiten. An Änderungen werden zum einen Fehler korrigiert, Preise aktualisiert und auch neue Produkte eingebunden, was so der größte Aufwand ist. Hier sieht der Arbeitsablauf wie folgt aus:
Unser Chef schreibt in einem PDF alle seine Änderungen hinein. Immer so nach 10-20 Seiten speichert er die PDF ab und arbeitet dann die nächsten Seiten ab. Ich nehme dann das PDF und übertrage die Änderungen in InDesign. Neue Bilder werden in ein Ordner gelegt.
So geht der Vorgang immer weiter, jedoch gibt es da mehrere Probleme:
· Irgendwann kommt man durcheinander, ob Korrekturen übernommen wurden
· Man ist immer abhängig von den Korrektur-PDFs
Aber das größte Problem ist, dass ich die anderen Mediengestalter nicht einbinden kann, da ja nur eine Person gleichzeitig an die InDesign Datei arbeiten kann.
Nun haben wir bei der letzten Umsetzung einmal „InCopy“ ausprobiert, was grundsätzlich gut funktioniert hat, jedoch auch wieder mehrere Probleme nach sich zog: da wir im Katalog enorm viele Textblöcke haben mit Tabellen und Texten war die Performance sehr lahm. Zudem war es sehr aufwendig, alle Blöcke als InCopy Datei anzulegen. Das größte Problem ist jedoch die Zuordnung: wir haben als Beispiel den Textblock aus Seite 14 auch so benannt „seite-14-textblock.incopy“. Da jedoch Seiten davor eingefügt wurden, war es am Ende nicht mehr Seite 14 sondern dann 18 etc. Für den nächsten Katalog müsste ich somit alle Dateien wieder neu anlegen. Auch die Größe der Textfelder musste dann manuell angepasst werden.
Jetzt überlegen wir, was wir da verbessern können.
- Wie können wir die Änderungen besser anlegen?
- Wie können wir mit mehreren Mitarbeitern die Änderungen durchführen?
- Wie können wir die Fehler minimieren?
Wir hatten jetzt den Lösungsansatz, schon einmal die InDesign Datei zu splitten, sodass ich auf den Katalog 1-120 und mein Kollege auf 121-220 zugreifen kann und beide gleichzeitig Änderungen machen könnte. Das würde aber auch nur hilfreich sein, wenn man die Korrekturen alle auf einen Schlag bekommt. Wenn wir von den Korrekturen her von 120 auf 121 kommen – also zur neuen Datei – dann bin ich „schon“ ca. bei 80-90.
Ich hoffe, ich konnte das komplexe Thema einigermaßen gut erklären. Vielleicht hilft hier auch noch der Link zum Katalog: https://www.longlife-led.de/katalog/LongLife-LED_de_Produktkatalog-2020-Doppelseiten-Web.pdf
1 Antwort
Hallo Marcel,
klingt sehr spannend. Ich würde den Katalog in kleinere Einheiten teilen.
Hier bietet sich eine Einteilung in Kapitel an. Dazu müsst Ihr aber festlegen, dass ein Kapitel z.b. immer links beginnt. So kann jeder an seinem Kapitel arbeiten und wenn dann muss nur die Pagina verändert werden. Linke und rechte Seiten sind dann fix.
Habt Ihr eine Warenwirtschaft o.ä. wo Ihr die ganzen technischen Daten verwaltet?
Wenn ja und wenn die aktuell ist, dann könnte man einen Teil damit machen. Das ist am Anfang etwas mehr Aufwand - könnte sich aber auf Dauer lohnen.
Bei Interesse kannst Du Dich gern bei mir melden.
Viele Grüße
Markus
KUSE.DE
Hi Markus,
danke schon mal für die Antwort. Das mit der Aufteilung war auch schon in meinem Kopf, jedoch nicht nach Kapitel was natürlich noch wesentlich eleganter ist. Kann ich dann bei der Pagina einstellen, dass er sich da an einem anderen Dokument orientieren soll? Sonst müsste ich ja Leerseite davor einbinden was wieder Fehleranfällig wäre.
Ja wir stellen sogar aktuell unsere Warenwirtschaft um, sodass wir da flexibler sind. Ich sehe nur ein Problem, dass wir für die einzelnen Produktgruppen unterschiedliche Attributsets haben. So haben wir z.B. bei Einbaustrahler Leistung, Spannung, Lumen wichtig, bei LED Streifen vor allem Leistung / Meter sowie Lumen / Meter. Jedoch habe ich mich damit bislang lediglich grob beschäftigt.
Danke und viele Grüße! :-)