was versteht man unter "Keine Buchung ohne Beleg"?
Hallo liebe community, Ich hab schon im Internet nachgelesen aber es ist so kompliziert erklärt. Danke :)
8 Antworten
Es ist doch nicht kompliziert. Jeder unternehmerische Sachverhalt sollte dokumentiert werden. Telefonnotiz, Gesprächsnotiz, Mail-Verkehr usw. Verträge und Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen ebenso. Dabei kommt natürlich letzteren immer auch eine Funktion im Rahmen der Buchhaltung zu.
Die Buchhaltung soll erzählen, was das Unternehmen im Buchhaltungszeitraum so widerfahren ist.
Schön ist deshalb auch das Wort vom Journal. Ein Journal ist ja nicht nur eine umfangreichere Zeitung oder auch die Journalei (also "die Schreiber-Zunft") soll ja die Zusammenhänge dessen was passiert aufbereiten.
Per Definition ist das Journal auch ein Tagebuch. Es ist tatsächlich eine Unternehmenschronik und ein Tagebuch. Es werden die Buchungssätze wider gegeben, die die Geschehnisse des jeweiligen Tages, eines Monats oder Jahres erzählen.
Das ist ein eigenes Dokument. Es hat auch Beweisfunktion. Auch vor Gericht. Man kann z.B. aussagen: Laut meiner Buchhaltung ist die Rechnung bezahlt.
Es ist auch Dokumentation für die gegenüber dem Finanzamt gemachten Angaben. Sei es in Form von Anmeldungen, Voranmeldungen, Erklärungen oder im Zusammenhang mit anderen Anträgen.
Daher werden hohe Standards verlangt. Keine Buchung ohne Beleg.
Dabei zählen auch Eigenbelege. Die Notiz, dass am 31.12. eine Rakete vor Mitternacht das Ladenlokal vernichtet hat, diese Notiz - Wahrheit unterstellt und keinem gewünscht - ermöglicht die entsprechende Buchung von Rückstellungen.
Eigenbeläge sind nicht immer so spektakulär. Zum Glück. Aber Fahrt- und Reisekostenabrechnungen kommen häufiger vor. Sie führen natürlich auch wegen der häufigen Manipulationen (falsche Zeiten werden eingetragen, falsche Strecken werden angegeben) dazu, dass die Finanzverwaltung da häufig streitet.
Unproblematischer sind dagegen natürlich Verträge und Ein- sowie Ausgangsrechnungen.
Wie soll man beweisen, dass man Heftklammern benötigt hat oder das man tatsächlich tanken musste? Wenn man nicht einen entsprechenden Beleg hat!?
So ist dann auch jeder Beleg so zu sichern, dass die Richtigkeit der Buchung kontrolliert werden kann. Dabei geht es dann bereits um die Auffindbarkeit. Aber die Kontrolle muss möglich sein. Schließlich verkaufen Tankstellen inzwischen auch viele andere Dinge. Wer sagt also, dass die Kreditkartenabrechnung einer Tankstelle tatsächlich für das Auto war? Fertig-Nahrung und was es sonst noch gibt? Deshalb werden Belege als eigenes Dokument benötigt.
Und die Eigenbelege sind natürlich auch sofort zu schreiben, dieses sofort nennt sich zeitnah. Aber kannst Du Dich am nächsten Tag immer noch daran erinnern, ob bei einer Fahrt gestern eine Umleitung dabei war? Mit welchem Km-Stand gestartet wurde? Mit welchem man wieder zu Hause war?
Man kann immer wieder feststellen, dass Leute betrieblich unterwegs sind und guckt dann die Kartenabrechnungen durch. Was kann man feststellen? Die Leute waren augenscheinlich privat einkaufen. Denn es gibt zwar eine Abrechnung in Routennähe aber keine Betriebsausgabe. Also wie war das mit der Zurechnung der Reisekosten? Privat oder betrieblich?
Auch ist nicht jede Buchung exakt genug. Manch ein Unternehmen trennt Roh- und Hilfsstoffe nicht. Alles auf Wareneinsatz. Da möchte man doch das auch in den Belegen bestätigt finden, sonst würde da ja was faul sein.
Erst mit Deinem handschriftlichen Vermerk ist klar, dass Du Geld in die Kasse gelegt haben willst. Aber war das nicht vielleicht doch eigentlich ein Umsatz? Also will man gerade bei hohen Beträgen nachfragen können: Wo hattest Du das Geld her? Aus den Ersparnissen? Wo sind denn die Zinsen dieser Ersparnisse? Wurden die immer korrekt erklärt?
Es geht um gründliches kaufmännisches Verhalten. Den Betrieb mit dem Belasten, was das Unternehmen verursacht. Nicht eine Schätzung. Habe für etwa 10.000 Euro dies oder jenes gekauft. Dabei habe ich xyz Euro von X erhalten, weil der etwa 20% davon gekauft haben müsste.
Je nach Vorgang werden unterschiedliche Anforderungen an die Belege gestellt. Ein Vertrag kann z.B. lauten: Miete Ladenlokal i.H.v. 12.000 Euro jährlich netto. Vermieter hat zur Umsatzsteuer optiert. Die jeweils gültige Umsatzsteuer beträgt ... und unterliegt dem USt-Satz von 19%. Es wird jeweils der gesetzlich gültige (nicht ermäßigte) Umsatzsteuersatz fällig. Es wird monatliche Teilzahlung vereinbart.
Da brauche ich natürlich nicht jeden Monat den Vertrag kopieren. Das reicht, wenn er auf Nachfrage vorgelegt werden kann. Oder werden auf einmal nur noch 1.000 Euro bezahlt, dann ist vielleicht die Option ausgelaufen. Dann sollte eine Ergänzung zum Vertrag vorgelegt werden können.
Jeder Vorgang ist am Besten dadurch zu dokumentieren, dass man eine schriftliche Bestätigung von einer dritten fremden Person hat. Daher gilt das als glaubwürdig.
Jeder Beleg ist seinem Wesen von unterschiedlicher Glaubwürdigkeit. Trotzdem ist der beizufügen und wenn es der Eintrag in die Kasse ist.
Du brauchst für jeden Buchungssatz einen Beleg. Dieser dient sozusagen als "Beweis". Belege sind Kontoauszüge, Rechnungen...
Du brauchst einen Nachweis über den Betrag in Form einer Rechnung oder Quittung. Ansonsten kann dieser Vorgang buchhalterisch nicht erfasst und bearbeitet werden.
Wenn du eine Buchung vornimmst, muss sie durch einen Beleg nachgewiesen werden. Das kann ein Kontoauszug sein, eine Eingangsrechnung, eine Ausgangsrechnung usw.
Wenn keine Rechnung vorliegt, darf auch nichts gebucht ( & bezahlt) werden.