Für das gesamte Team die Geburtstage bei Outlook eintragen. Wie aber ohne Bestätigungsmail?
Ich möchte für ein Team von rund 20 Leuten die Geburtstage der einzelnen Mitglieder bei Outlook eintragen. Damit die Geburtstage nicht vergessen werden und alle schön Gratulieren.
Dafür habe ich nun ein wiederkehrendes Event erstellt und alle in den Verteiler eingetragen. Somit scheint alles gut und die Leute informiert.
Das Problem jedoch ist, dass alle zu jedem Geburtstag eine Bestätigung per Mail bekommen und denn Termin annehmen müssen.
Wie kann ich das für alle bei Outlook im Kalender eintragen ohne das die Mitarbeiter alle eine Bestätigungsemail bekommen? Sonder nur wenn der Geburtstag vor der Tür steht, informiert werden.
4 Antworten
Du kannst das als Feiertag eintragen, aber viel sinnvoller ist die Nutzung der Kontaktkarten, dort kann man auch die Geburtstage eintragen und bekommt eine Vorwarnung.
Wenn du einen Teilnhemer hinzufügst, bekommt der immer eine Mail, in der er den Termin annehmen oder ablehnen kann. Das kannst du nicht verhindern. Ist in sofern ja auch sinnvoll, sonst könnte man beliebig Termine in fremden Kalender ein- und austragen, ohne dass der "Besitzer" etwas davon mitbekommt.
Es gibt jedoch eine Möglichkeit abzustellen, dass du von jedem Teilnehmer eine Mail bekommst, ob dieser zu- oder abgesagt hat. Das gibt es eine Kontrollkästchen unter "Antwortoptionen" Wenn du dort "Bitte um Antwort" deaktivierst, ersparst du dir die E-Mail-Flut.
Zum Schluss möchte ich noch zu bedenken geben, dass vielleicht nicht jedem Recht ist, wenn jeder Kollege sein Geburtsdatum kennt. Ich weiß ja nicht wie es bei euch mit dem Datenschutz aussieht, aber ich würde die Kollegen vorher lieber fragen.
Ich weiß ja nicht wie es bei euch mit dem Datenschutz aussieht, aber ich würde die Kollegen vorher lieber fragen.
Das ist eine sehr gute Idee. Der Gedanke an den Datenschutz war der erste, der mir beim lesen der Überschrift eingefallen ist. DH
Du könntest einfach die Kontakte der einzelnen Personen so erfassen, dass du bei ihnen die Geburtstage sowie eine Erinnerung einträgst und diese dann an alle versenden. So haben alle 1. die Kontakte aktuell sowie 2. eine Erinnerung am Geburtstag.
@marcopolo89
Ich erstelle also für jeden Mitarbeiter eine Kontaktkarte und trage den Geburtstag ein.
Aber wie sende ich dann alle Kontaktkarten an die ganze Abteilung, so das die jeweiligen Personen nur einmal bestätigen müssen und von da an immer eine Geburtstagsbenachrichtigung zu allen anderen Mitglieder bekommen?
P.S. Datenschutz ist kein Problem, alle im Team haben eingewilligt.
Gruß :-)