In Briefen: mein Zeichen / Ihr Zeichen - wie wird es eigentlich verwendet?
Damit meine ich jetzt nicht wo es in einem Normbrief hin kommt (das kann man ja nachlesen) sondern mich interessiert wie sie generiert werden.
Ist das ein personenbezogener Code/ Initialen der von einer bestimmten Person in einem Unternehmen immer wieder verwendet wird?
Wird das Zeichen von einem System generiert um eine Kundenbeziehung zwischen einem bestimmten Kunden und einem bestimmten Mitarbeiter eindeutig zu kennzeichnen?
Oder haben diese Zeichen einen anderen Zweck?
5 Antworten
Das kann ganz unterschiedlich sein.
Bei uns ist sind ungefähr die Initialen des Sachbearbeiters (wenn etwas doppelt vorkommen würde, muss der zweite was anderes nehmen) und dann die Kundennummer.
In einem Bereich gibt es keine fest zugeordneten Sachbearbeiter, da steht das Buchstabenkürzel für das zuständige Team.
Bei Rechnungen ist es die im System fortlaufende Auftragsnummer sowie das Datum der Rechnung (aber nur Tag und Monat). Dabei unterscheiden sich die Auftragsnummern nach Verbrauchern und Unternehmen, da es buchhalterisch verschieden aufgearbeitet wird.
Der Zweck der Zeichen ist einfach die Zuordnung zu erleichtern, damit man direkt weiß wer zuständig ist oder wo es hin muss. Wenn Zeichen fehlen kann nämlich eine mühevolle Sucharbeit beginnen. Man glaubt gar nicht wie viele Kunden gleich heißen, am Besten hat die Person sogar nur sowas wie A.Meier geschrieben, keine Adresse und beim Datum auch keinen Ort...
Bei Briefen an Behörden oder andere die auch eigene Zeichen haben, ist entsprechend "unser Zeichen" und "ihr Zeichen" angegeben, damit sie es Zuordnung können und sie unser Zeichen bei der Antwort nennen können.
Dies dient lediglich als Referenz. In den meisten Fällen sind es die Initialen des Mitarbeiters, je nach Größe des Unternehmens kann das Zeichen auch anders zusammengesetzt werden, wie z. B. der erste Buchstaben des Vornamens, mit den ersten drei Buchstaben des Nachnamens.
Eine Regelung gibt es also nicht.
Diese Zeichen werden vom Briefschreiber "generiert". Wenn Herr Schmidt einen Brief diktiert und Frau Müller ihn schreibt, wird das dann so oder so ähnlich aussehen: Sch/mü. Das hilft auch bei Nachfragen des Empfängers, im Betrieb gleich die richtige Person zu finden.
Dieses wird durch jede Behörde oder Firma selbst generiert. In der Regel beinhaltet es ein Kürzel des Sachbearbeiters mit einer fortlaufenden Nummer. So das jeder im Betrieb /Behörde sofort nachschauen kann, wer es Bearbeitet und wo es zu finden ist.
Solche "ihr Zeichen" bestehen in der Regel aus dem Kürzel des Sachbearbeiters und ein Aktenzeichen, Rechnungsnummer, Bestellnummmer o. ä.
Das Kürzel wird meist vom Sachbearbeiter festgelegt, der Rest dann vom Computersystem automatisch.