Wie kann ich mein Email Postfach organisieren?

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7 Antworten

So wie es deine Frage verstehe, geht es dir weniger darum dein Outlook zu sortieren, sondern eine gewissen Routine zu finden.

Ich habe da letztens einen Beitrag gelesen, der sich an Event-Planer richtet, aber im Prinzip allgemeingültig ist:

http://www.converve.de/blog/detail/zeitmanagement-e-mail-tipps-fuer-messe-und-event-planer/?no_cache=1

Es geht darum erst einmal zu entscheiden, ob die E-Mail bei dem jeweiligen Arbeitsprozess überhaupt das richtige Mittel zur Kommunikation ist. Wäre es vielleicht besser, sich zu treffen, um ein Thema schnell zu besprechen, statt E-Mails hin und herzuschicken? Oftmals gehen dabei wichtige Informationen verloren, die durch weitere Emails hin und her ergänzt werden können.

Mit anderen Worten: manchmal lohnt sich der lange Weg in eine andere Abteilung wie z.B. den Einkauf, weil der Kollege eine Menge mehr wissen möchte, um eine Anfrage zu starten. Statt E-Mail hin und her, klärt man das schnell im Gespräch, ruft sich bei dem Kollegen schneller wieder ins Gedächtnis und hat dabei sogar am Ende noch Zeit gespart.

Natürlich ist auch die Frage, ob man auf jedes "Pling" gleich reagieren muss, d.h. eventuell lohnt es sich, die Beantwortung von E-Mails als Tagesordnungspunkt in seinen Zeitplan einzubauen, statt immer wieder für neue Mails vom aktuellen Projekt abzuschweifen.

Wichtig fand ich auch den Hinweis, gelegentlich mal die Newsletter zu überprüfen, die man abonniert hat. Ggf. ist da ja der eine oder andere dabei, der doch nicht so toll ist wie gedacht, oder das Projekt hat sich mittlerweile erledigt, aber der Newsletter trudelt weiter ein.

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Kommentar von Hollermai
03.06.2016, 09:23

Wen es interessiert. Hier ist noch ein link zu dem Thema:

http://t3n.de/magazin/inbox-hero-e-mail-237212/

Grob zusammengefasst empfiehlt der Autor:

+ Emails nicht sofort beantworten

+ Emails gleich nach dem Lesen in Ordner einsortieren für spätere Bearbeitung

+ Emails zu festen Zeiten bearbeiten und ggf. das Email Fenster schließen, damit man/frau nicht "verführt" wird.

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Ich mache Ordner und schiebe die Emails dann direkt da rein. Ich gehe immer auf die Schnellansicht und von da lese und beantworte ich die Emails und verschiebe es dann direkt in den jeweiligen Ordner. 

Meist sind die Ordner nach Kunden oder dem jeweiligen Projekt benannt.

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Kommentar von LiaKral
04.04.2016, 13:08

Ja Ordner sind vorhanden. Das Problem ist die Masse der Emails, es kostet soviel Zeit diese durch zu gehen.

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Du könntest mal schauen ob es da irgendeine Funktion gibt Emails mit der Adresse zu sortieren, ich glaube es gab mal sowas das man bei der Email Adresse vor dem @ ein +[OrdnerName] anhängen könnte und dann die Mail in den entsprechenden Ordner gelandet ist. Ich nutzer leider kein Outlook sondern Gmail und habe das höchstens mal verwendet um mich bei einer Seite mehrmals anzumelden da das damit als verschiedene Mail Adressen erkannt wird.

Vielleicht findest du ja auch irgendwas um die Mails irgendwie nach Adressen zu sortieren, aber weiß ja nicht wie das bei dir ist. Ich kann dir da leider nicht helfen da ich wie gesagt mich nicht mit Outlook auskenne und Inbox eh meine Mails sortiert, aber ich denke einen Versuch das zu googlen wäre es wert ;3 

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Kannst du Filter erstellen?

Dann lässt du z.B. alle Mails zu Projekt XY in einen speziellen Ordner einsortieren - die sind dann schon mal aus dem Posteingang raus.
Sowas kann man ja anhand von Betreff oder Absender ganz gut abschätzen.

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Kommentar von LiaKral
04.04.2016, 13:06

Ja einige Filter habe ich schon eingerichtet. Ich ergänze: Das Problem ist die Masse der eingehenden Emails. Ich brauche da einen Tipp, wie ich die Flut der Emails drosseln kann ?!

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Ich hab mitr Unterordner angelegt und verschiebe dahin Sachen, die ich archivieren will (muss). Alles andere wird gelöscht.

Ich hab da z.B. Personal  / interne Rechnungen (da ich die Originale nicht hier hab)/ Besprechungen../ Plotten/ ..Fortbildungstermine.. Pesönlich


Ist was erledigt, ziehe ich es da rein.


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Vielleicht solltest du dir neue ordner anlegen und dann dort nach einem oberbegriff sammeln ...

Ich weiß ja nicht was du genau machst aber zum beispiel :

Projekt september 2015 und dann alles dazu abspeichern

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Ich hab mir verschiedene Unterordner angelegt. Und verschiebe dann die E-Mails je noch Status dorthin. So ist in meinem Posteingang nur dass was ich noch nicht bearbeitet habe.

Z.B.

Posteingang:

-Bearbeitet

-Archiv

-Termine

-Adressen

-zu erledigen

-auf antwort warten

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