Wie genau muss die Leistung auf einer Rechnung beschrieben werden?

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3 Antworten

Hier mal ein paar Beispiele, was bei mir so auf Rechnungen steht, die ich meinen Kunden schicke:

"Weiterentwicklung Ihrer individuellen Unternehmenssoftware, Support Bestandsanwendung, siehe auch beiliegende Aufstellung (Anlage XY)" ... und dann Tätigkeitsnachweis dabei. Das ist der Klassiker bei Software-Entwicklung auf Zuruf. Irgendein Blafasel-Text in die Rechnung, und dann eine Stundenübersicht als Anlage.

"Cluster XXX: Bestandsaufnahme, Analyse und Dokumentation des Ist-Zustandhales, technischer Support und Unterstützung bei der Sicherstellung des Server- und Anwendungsbetriebes" ... und auch da wieder Tätigkeitsnachweis dranhängend. Bei dem Ding musste ich beispielsweise einen Servercluster übernehmen, wo eine vorherige Softwarefirma einen Haufen Individualsoftware drauf entwickelt und betrieben hat.

"Implementierung System XXX (interner Projektname) für YYY (Sinn und Zweck). Leistungen im Zeitraum tt.mm.yyyy bis tt.mm.yyyy" - ein Projekt, wo es eh einen Vertrag zu gibt, wo also detailliertere Aufstellungen kundenseitig gar nicht gewünscht werden.

"Bereitstellung XY-Services: AAA, BBB, CCC. Leistungen im Zeitraum von/bis. Pauschale gemäß Vereinbarung"

"Implementierungs Hilfskasse CHilfsklasse. Pauschalpreis gemäß Vereinbarung. Leistungen im Zeitraum von/bis."

Generell gilt: auf einer Rechnung müssen, neben Steuernummer und dem ganzen Krempel, auch Leistungszeiträume klar ersichtlich ausgewiesen sein. Den Rest kannst Du so formulieren, wie Du willst. Bei vielen Projekten ist es üblich, dass man mit Tätigkeitsnachweisen ("Stundenaufstellungen") arbeitet. Bei mir ist es hier üblich, dass ich pro Kundenprojekt so 'nen Stundenzettel hier elektronisch mitführe, und die meisten Kunden bekommen den dann einfach als Anlage zur Rechnung mit. Und ich verweise auf der Rechnung auch auf die Anlage(n).

Essbaum 28.06.2017, 20:48

Hallo, danke erstmal für deine ausführliche Antwort!
In meinem Fall wurde ein Pauschalpreis vereinbart, d.h. eine Stundenaufstellung dürfte nicht nötig sein.
Der Leistungszeitraum dürfte in dem Fall dem Tag der Abnahme entsprechen, wobei ich auch gelesen habe, dass eine grobe Angabe des Monats schon ausreicht.

Was deine Beispiele angeht: Du verwendest auch brancheninterne Fachbegriffe, mit denen das Finanzamt u.U. nichts anfangen kann?
Es heißt ja, die Rechnung soll "für das Finanzamt nachvollziehbar" sein, ich habe aber keine Ahnung wie das zu verstehen ist.

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dan030 29.06.2017, 17:53
@Essbaum

Nachvollziehbarkeit für das FA bezieht sich primär mal darauf, dass ein Außenstehender erkennen kann, was genau wann für welchen Preis geliefert wurde. D. h. wenn ich z. B. fünf Programme für denselben Kunden entwickle, dann müssen die dafür fälligen Rechnungen schon irgendwie erkennen lassen, wann was davon erstellt wurde, wie teuer das einzelne Programm war usw. Dafür braucht das FA dann keine tiefergehenden EDV-Kenntnisse. Im Zweifelsfall fragen die bei einer Buchprüfung mal kurz nach. Passiert aber selten (alle x Jahre mal).

Es ist gelegentlich empfehlenswert, in Rechnungen zwischen Software-Entwicklung und Supportleistungen zu unterscheiden, bzw. das zumindest über Tätigkeitsnachweise nachvollziehbar zu halten. Das hat auch ein wenig damit zu tun, dass sowas in bestimmten Konstellationen bezogen auf die AfA-Thematik interessant sein kann. (Allerdings ist Software als immaterielles Wirtschaftsgut in den meisten Fällen für den Auftraggeber sofort als Betriebsausgabe buchbar.)

Ich stelle mich ansonsten bezogen auf "Stundenzettel" auf den Standpunkt, dass sture Dokumentation von allem im Zweifelsfall auch für mich selbst hilfreich ist. Beispiel Reisekosten. Wenn ich 3 Tage Fernfahrt nach Frankfurt/Main inklusive Bahn- und Hotelkosten hier in die Bücher packe, und gleichzeitig an irgendeiner Rechnung ein Stundenzettel mit ausgewiesenen Vor-Ort-Leistungen dranhängt, dann ist es für mich wesentlich leichter ggü. dem FA nachweisbar, dass es sich um eine Geschäftsreise handelte.

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Wodrum geht es ? Privatrecht oder Steuerrecht ? Privatrechtlich muss das draufstehen, was die Parteien vertraglich vereinbart haben. Steuerrechtlich muss das draufstehen, was das UStG und die AO vorschreiben.

Essbaum 28.06.2017, 20:42

Hallo, es geht eher ums Steuerrecht. Der Kunde weiß ja, was ich für ihn gemacht habe.

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berndcleve 28.06.2017, 21:57
@Essbaum

Trotzdem soll es schon mal zu Streitigkeiten kommen, was die Abrechnung der leistungen angeht. Insofern wird privatrechtlich zur zusätzlichen Beweissicherung oft eine rechnung vereinbart.

Im Steuerrecht ist nicht alles genau normiert. Hier gilt in erster Linie der Grundsatz, dass die Buchhaltung so ausgerichtet sein muss, dass die Finanzverwaltung bei einer prüfung sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die steuerrechtlich relevanten Verhältnisse verschaffen  kann.  Das ist ein sehr dehnbarer Grundsatz. Man denke nur an den Fall Honess, wo während des Prozesses eine Mitarbeiterin der Finanzverwaltung  es geschafft haben soll, 70.000 Seiten mit Derivatgeschäften innerhalb von drei Tagen noch mal nachzuprüfen . Soweit würde ich es allerdings nicht kommen lassen.

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§ 14 Abs. 4 UStG.

Denk dran die Umsatzsteuer NICHT auszuweisen wenn du Kleinunternehmer bist (in dem Fall empfiehlt sich ein Hinweis auf der Rechnung nach § 19 Abs. 1 UStG).

Essbaum 28.06.2017, 20:43

Hallo, das hilft mir leider nicht weiter. Dass ich "die Art der Leistung" nennen muss, ist mir schon klar, die Frage ist aber: Wie mache ich das?

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kevin1905 28.06.2017, 21:14
@Essbaum

Hast du in deinem ganzen Leben noch nie eine Rechnung gesehen?

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Essbaum 28.06.2017, 23:43
@kevin1905

Verstehe nicht, was solche provokanten Kommentare sollen.
Hast du überhaupt meine Frage komplett gelesen?
Der allgemeine Aufbau einer Rechnung stand nie zur Debatte.

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