Vereinsvorsitzende und Portokasse

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Das hängt von der Satzung Deines Vereins ab. Da Du alleine keinen Zugriff auf die Konten des Vereins hast, gehe ich davon aus, dass die Satzung eine Doppelvertretung vorsieht. Da wird irgendetwas stehen wie: "Jeweils zwei dieser Personen vertreten den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gemeinsam". Meistens steht diese Klausel in der Nähe der Bestimmung der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB. Wenn diese Annahme stimmt, darfst Du, streng genommen, kein Geld ausgeben, solange einer der beiden anderen Vorstandsmitglieder nicht zustimmt, da Ihr nur zu zweit verbindliche Verträge für den Verein abschließen dürft. Demnach wäre es völlig sinnlos, wenn Du eine Handkasse führst, da Du vor jeder Ausgabe sowieso mit Deinem Stellvertreter oder dem Kassierer Rücksprache halten musst. So eine Klausel steht in vielen Vereinssatzungen und kann hin und wieder Probleme verursachen, da für die Abwicklung alltäglicher Bankgeschäfte immer zwei Unterschriften nötig sind. Dadurch wird z.B. Onlinebanking oder die Ausstellung einer EC-Karte prinzipiell unmöglich bzw. kompliziert, da hier Bevollmächtigungen erteilt werden müssen. Wenn der Kassierer Dir einen gewissen Betrag als Verfüngsmittel überlässt, ist das prinzipiell sein Problem, wenn er nach der Satzung für die Führung der Finanzgeschäfte zuständig ist: Er muss letztlich nachweisen, dass alle Auszahlungen satzungsgemäß erfolgt sind. Ihr solltet in der Geschäftsordnung des Vorstandes (oder sogar in der Satzung) festlegen, dass Dir als Vorsitzender Barverfügungsmittel in Höhe von € 100,00 (pro Monat, Woche oder Jahr) zur Verfügung stehen, über deren Verwendung Du frei entscheiden kannst. Hieran können Bedingungen geknüpft werden, die bei der Revision überprüft werden können. Außerdem sollte ein Intervall festgelegt werden, in dem Du vor Deinem Kassierer Rechenschaft ablegst, dieser sollte Deine Buchführung dann in seine übernehmen (am sinnvollsten wäre es, er legt hierfür ein zusätzliches Konto an). Es ist prinzipiell von Vorteil, wenn man solche Angelegenheiten so präzise wir möglich festlegt, damit es bei der Kassenprüfung und letztendlich bei der Entlastung durch die Mitgliederversammlung nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Ich hoffe ich konnte Dir helfen. Bei weiteren Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Du konntest mir sehr viel weiterhelfen. Werde heute gleich nochmal die Satzung studieren. Dann bin ich auf der ganz sicheren Seite! Vielen Dank!

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Ihr habt einen eingetragenen Verein? Ist er als gemeinnützig anerkannt?

Grundsätzlich verfügt der Verein über finanzielle Mittel, die er selbst verwaltet. Wie er das tut, wird allgemein nach den BGB-Grundsätzen in der Satzung festgehalten. Im Einzelnen kann man dann in der Geschäftsordnung festlegen, wer was wie macht. Solange auch Mechanismen der lückenlosen Nachweisung und Kontrolle eingebaut sind, sehe ich keinerlei Probleme. Wir sind kein e.V., arbeiten aber auch schon seit Jahren mit Hauptkasse und Handkasse (Getränke/Verzehr).

Klar darfst du das, du rechnest die Portokasse doch auch ab. Es gibt halt immer einen Klugsxxxxer, der sich wichtig machen will.

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