Kann ich Quittungen Revisorengerecht Digital aufbewahren?

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4 Antworten

Hallo, wenn du von deine Papierbelege digitalisieren willst, ist das jederzeit wie beschrieben möglich. Möchtest du auch die Papieroriginale vernichten, spricht man von "Ersetzendem Scannen". Dies ist möglich, auch unter deinen Rahmenbedingungen, aber du musst eine sogenannte "Verfahrensanweisung" erstellen, damit der Prozess transparent und nachvollziehbar ist.

Um Dokumente revisionssicher aufzubewahren, müssen sie insbesondere vor Änderungen geschützt werden. Dies kann ein harter Schreibschutz oder eine flexible Versionsverwaltung sein. Außerdem sollte die Speicherung den Anforderung einer 10-jährigen Lesbarkeit genügen. Also, das Dateiformat muss passen (empfehlenswert: PDF/A). Dateien sollten ein Backup haben. Ein 08/15 Notebook ist nicht geeignet. Das es dabei keinen absoluten Schutz geben kann ist auch klar. Man kann immer die Analogie zum Papier ziehen. Das lagert man auch nicht im feuchten Keller, sondern im abgeschlossenen Schrank o. ä.

Ein Letztes: Die Belege zu einer deutschen Buchhaltung müssen in Deutschland lagern. Drop-Box und Goggle Drive gehen da gar nicht. Seriöse Cloud-Anbieter nennen Ihre Rechenzentrumsstandorte.

Mehr zu dem, nicht immer einfachen Thema, findest du unter https://www.scopevisio.com/ratgeber/dms-software/ersetzendes-scannen/

Was vereinsinternes Vorgehen angeht ist das sicher möglich.

Allerdings scheitert es letztlich daran daß der Verein dem Finanzamt die Originalbelege vorlegen muß. Somit kannst Du die Belege auch weiterhin selbst einsammeln und aufbewahren.

Grundsätzlich wird es, insbesondere von Finanzämtern, akzeptiert, dass Originale nur als Scan vorliegen und nicht mehr in Papierform. 

Es muss aber i.d.R. sichergestellt werden, dass das originale Papierdokument vernichtet wird.

Am besten ist aber du fragst, wie dein Finanzamt Paragraph 147 AO auslegt.

Ich denke, vor allem bei kleineren Vereinen sollte dies kein Problem darstellen.

Wieso sollte sichergestellt werden, das das Original vernichtet wird? Hast du dazu einen Beleg oder eine Fundstelle? Das ist imho nicht richtig.

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@DerRainer100

So die Aussage von meinem Finanzamt, dass keine doppelten Unterlagen existieren.

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Soweit ich das einschätze muss die Rechnung im Original (Beleg) vom Verein abgelegt werden. Man könnte ihn ja sonst doppelt vorlegen (Verein + Privat z.B.). D.h. Du könntest die Abrechnung vereinfachen / beschleunigen, aber der Originalbeleg muss am Ende trotzdem vorliegen.

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