Buchhaltung - Allgemeines Ausgleichskonto, wenn der Kontostand bei der Bank nicht stimmt?

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4 Antworten

hast du ein Konto für "Rundungsdifferenzen"? Auf ein solches Konto könnte man die Differenz ausbuchen.

Funktioniert im Grunde genommen gleich, wie das Konto für "Kursdifferenzen".

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Die Kritik hier ist sehr wohl berechtigt, auch wenn Du mit dem Brustton der Überzeugung meinst Dich für die Korrektur einzusetzen. Die ausgesprochen interpretationsfähige Eingangsfrage macht das schon deutlich.

Nach Deiner Aussage stimmt die Bank nicht. Das ist augenscheinlich nicht korrekt, denn es ist klar wo die Gelder von der Bank hin gingen oder her kamen. Die Bank stimmt.

Wenn jetzt über einen Zeitraum die Bank mit dem Buchhaltungskonto nicht übereingestimmt hat, dann war die Buchhaltung in diesem Zeitraum nicht ordnungsgemäß. Das kann ein Einfallstor sein, die Buchhaltung in unterschiedlichen Fällen vollständig zu verwerfen. Ob das hier ausreichend war, dass diskutiert bitte mit einem Wirtschaftsprüfer. In der Regel wird die Qualifikation Steuerberater nicht reichen, da in der Ausbildung andere Schwerpunkte vorgesehen sind.

Weiter. Ich kann doch in der Bank nur buchen was passiert ist. Nach Deinen ergänzenden Angaben hätte Dein Chef 100 Euro einziehen müssen, es sind allerdings nur 98 Euro gewesen.

Irgendwer hat aber die 100 Euro per Bank gebucht, sonst wäre da ja keine Differenz. Dann würde ich an so einer Stelle diese 2 Euro niemals "einfach ausbuchen". Die 100 Euro mit Generalumkehr raus. Den richtigen Betrag rein. Buchungen entsprechend texten. Und Kopien der Belege zu Dokumentation und mit handschriftlichen Erläuterungen wie: "Das wurde gebucht", "jenes war zu buchen" usw. in Abschlussunterlagen und Buchhaltungsunterlagen. Unterschriften bzw. Kurzzeichen vom Chef und von Dir als Buchhalterin. Gut wären noch die erfolgten Kontierungen die gebucht wurden und die Korrekturbuchungen. Von mir aus auch noch T-Konten, denen man dann die Richtigkeit der Korrekturen entnehmen kann.

Wenn Ihr Kontokorrent bucht oder gegen Forderungen, dann sollte bis zu diesem Punkt die Differenz von 2 Euro nun dort stehen und nicht mehr in der Bank. Da gibt es jetzt zwei Möglichkeiten im Umgang. Bei dem Betrag erst die unsinnige Variante - Man erteilt eine Gutschrift über diesen Betrag und bucht demgemäß Erlöse und USt an Kontokorrent. Das wäre dann ein Teilstorno der Ausgangsrechnungen. Zweite Variante - ausbuchen ohne Gutschrift. Das notiert man auch auf der Rechnungskopie. Eine Ausbuchung in dem Fall würde ich gegen gewährte Skonti und USt an Forderungen machen. Diese Ausbuchungsanweisung sollte Dein Chef extra unterzeichnen, weil man braucht ja einen Beleg warum man dies überhaupt gebucht hat.

In Zukunft sollte bei der laufenden Buchhaltung klar sein, dass eine Differenz nicht in der Bank stehen darf. Deshalb bucht man auch nur die tatsächlichen Zahlungsbeträge, die von der Bank bescheinigt wurden. Dann bliebe in einem solchen Fall die Differenz gleich da, wo sie hingehört: Auf dem Forderungskonto oder man hätte hätte gleich den tatsächlichen Umsatz gebucht. Bank an Erlöse und USt. Allerdings würde ich auch in dem Fall einen kurzen Vermerk auf der Rechnung anbringen. Darin sollte dann auch stehen, dass man auf einen weiteren Bankeinzug des Restbetrages verzichtet oder wann man den nachgeholt hat oder nachholen wird. Diesen Vermerk würde ich auch wieder als Buchungsbeleg betrachten und im Zweifel sogar gewährte Skonti und USt an Erlöse und USt buchen.

Das ist meine Meinung, wie man damit umgehen könnte. Schlussendlich muss dieses Vorgehen aber Dein Chef prüfen oder der Steuerberater/die Steuerberaterin als ordnungsgemäß prüfen und ggf. anweisen.

Denn erstens kann ich nicht alles sehen, was wie gebucht wurde und wie die Belegsituationen sind und bereits dadurch bestehen Fehlerquellen. Außerdem mache ich mit diesem Vorschlag keine Rechtsberatung, sondern es geht lediglich um die Nennung eines Lösungsansatzes, der auf seine Anwendbarkeit überhaupt erst geprüft werden kann. Mit diesem Vorschlag wird Euch dieses Thema immer mal wieder über die Füße laufen, aber nach einem solchen Vorgehen sollte dann klar sein, wo hier warum Korrekturen an den Buchungen vorgenommen wurden.

Noch einmal zu Deiner Aussage, dass eben Studium und Praxis zweierlei seien. Das ist falsch. Bei korrekter Anwendung des theoretischen Wissens hat man überhaupt erst eine korrekte Buchhaltung. Leider verstehen nur viele die praktischen Handlungen in einer Buchhaltung nicht unter dem Gesichtspunkt der theoretischen Grundlagen. Das ist das Problem.

Du müsstest also hergehen und überprüfen ob und in wie weit ein Beleg gebucht werden kann. Damit die Feststellung treffen, was überhaupt ein Buchungsbeleg ist. Und eigentlich hat man bei der doppelten Buchführung immer zwei Belege für die Buchung. Da ist in der Regel ein Kassen- oder Bankvorgang auf der einen Seite und dann die Eingangs- oder Ausgangsrechnungen. Wie gesagt: Wenn hier die Beträge abweichen, dann muss man eben den Lebenssachverhalt genauer prüfen.

Fortsetzung siehe Kommentar zum Kommentar --->

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Dies kann Dir auch bei geschlossenen Verträgen passieren. Da wird erst ein Vertrag sogar schriftlich getroffen. Dann muss man eben in der Buchhaltung gucken: Wurde hier eine Vertragsänderung gewollt? Wie wirkt sich das jetzt aus? Und diese Änderungen sind zu buchen. Ändert sich nichts, dann entstehen manchmal die Notwendigkeiten von weiteren Buchungen. Die bei Meinungsänderungen zwischen den Vertragsparteien jeweils wenn sie zwischenzeitlich wirksam waren, in der Buchhaltung ihren jeweiligen Niederschlag finden müssen. Viel Spaß, wenn dann noch Missverständnis und Irrtümer dazu kommen.

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Also wie ich bei einem Kommentar lese, habt ihr ausgangsrechnungen eingezogen.

Habt ihr 2 Euro zu wenig eingezogen?
Könntest du unter skontoaufwand ausbuchen.

Oder aber einfach über außerordentlicher aufwand/Ertrag (je nach dem)

Wenn ihr aber bei dem Kunden regelmäßig einzieht, kannst du es da auch einfach glattziehen. Also entweder mehr oder weniger einziehen.
Vorher aber mit dem Kunden abstimmen. Bei ihm müsste ja die gleiche Differenz aufschlagen.

Im übrigen habe ich deine Frage zuerst auch nicht richtig verstanden ;)

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Du schmeißt aber auch alles durcheinander. Bist Du sicher, dass Du da den richtigen Job hast?

... jetzt gabs einmal eine Gutschrift auf unserem Bankkonto

... Es wurden 3 Rechnungen per Bankeinzug eingezogen

Das passt nicht zusammen! Bei einer Gutschrift auf dem Konto wurden 3 Rechnungen bezahlt und nicht eingezogen. Und wenn der Betrag eingezogen wurde, dann war es keine Gutschrift sondern eine Belastung.

Kein Wunder, dass Du die Belege nicht finden kannst, wenn Du nicht einmal weißt ob Du nach Lieferantenrechnungen (bei Einzug) oder Ausgangsrechnungen (bei Zahlung / Gutschrift) suchen musst.

Außerdem sind doch im Verwendungszweck normalerweise die Rechnungsnummern und die Kundennummer angegeben und auch der Empfänger / Absender der Zahlung steht auf dem Kontoauszug.

Den Betrag einfach irgendwohin "ausbuchen" kannst Du so einfach nicht. Und ein halbwegs ordentlicher Buchhalter würde sowas auch niemals tun. 

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Ich weiß sehr wohl um welche Rechnungen es sich handelt... Es sind Ausgangsrechnungen, die WIR eingezogen haben. (Ich hab nie was von Eingangsrechnungen gesagt)

Nein, da steht nichts von den Rechnungsnummern im Verwendungszweck (sorry, aber ganz doof bin ich auch nicht...); das macht mein Chef alles, da steht nur dass es um 3 Rechnungen geht... Normalerweise legt er die Kopien dann zum Auszug dazu, dann weiß ichs auch. Das hat er in dem Fall versäumt, ausgerechnet dann, wenn das mit dem Betrag nicht passt....

Ich hab auch die drei Kunden angerufen; diese haben mir bestätigt, dass die Rechnung an diesem Tag bei ihnen abgebucht wurden.

Auch wenn ich mich eigentlich nicht rechtfertigen muss, zu dem Thema:

Du schmeißt aber auch alles durcheinander.

Nein, ich versuch gerade, alles auf Vordermann zu bringen... Mein Vorgänger ist 80 Jahre alt und hat die Buchhaltung hier seit 50 Jahren gemacht... Es war auch immer alles super, nur irgendwie gings mit ihm steil bergab... Deshalb musste er auch ganz spontan gehen... Ich hab dieses Jahr hier erst angefangen, bin Berufseinsteiger und hab deshalb keine Erfahrung. Mein Chef hat mich drum gebeten, das zu machen... Es klappt auch soweit ganz gut; Ich hab nochmal alle meine Buchhaltungsunterlagen durchgelesen und mich hier ins Programm eingearbeitet... aber ich durfte direkt mal feststellen, dass das von diesem Jahr einfach nichts stimmt. Mein Vorgänger hat alles einfach mal irgendwo hin gebucht und die Beträge haben auch in den seltensten Fällen gepasst.... Solangsam hab ich fast alles bereinigt, nur eben diese eine Mistbuchung... Da krieg ich nicht raus, was da los ist... Und bevor ich noch weiter such, will ichs solangsam ausbuchen.

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