Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 hat die Bundesregierung den Unternehmern ein besonderes Geschenk gemacht. Bislang war es so, dass elektronische Rechnungen nur mit einer gültigen Signatur zum Vorsteuerabzug anerkannt wurden. Diese Signaturpflicht entfällt für Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 getätigt werden.
In welcher Form müssen die Rechnungen übermittelt werden?
Das neue Gesetz nennt keine Formvorschriften für die Rechnungsübermittlung. Der Rechnungsempfänger muss lediglich der gewählten Form des Rechnungsausstellers zustimmen. Demnach kann die Rechnung als Mail, als PDF Anhang, als reine Textdatei oder in einer anderen elektronischen Form versendet werden.
Rechnungsprüfung
Unternehmer, die ihre Rechnungen in elektronischer Form erhalten, müssen diese jedoch prüfen. Diese Prüfung sollte für einen Unternehmer eh eine Selbstverständlichkeit darstellen, jetzt ist sie verpflichtend. Bei der Prüfung ist die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu kontrollieren. Dieses innerbetriebliche Prüfverfahren muss verlässlich und nachvollziehbar sein. Der Gesetzgeber lässt den Unternehmern im Hinblick auf das Prüfverfahren Wahlfreiheit. Er schreibt den Unternehmer nicht vor, mit welchem Verfahren die Rechnungen kontrolliert werden.
Wann entfällt das innerbetriebliche Prüfverfahren?
Sind elektronische Rechnungen signiert, entfällt die innerbetriebliche Prüfung. Die Echtheit und Unversehrtheit ist bereits mit der Signatur bestätigt und muss daher nicht noch einmal abgeprüft werden.
Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen
Wenn Rechnungen in elektronischer Form empfangen werden, müssen sie auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Es ist nicht möglich, diese Rechnungen zur Aufbewahrung einfach auszudrucken und abzuheften. Die Vorschrift verlangt, dass die Rechnungen auf Datenträgern abzulegen sind, die im Nachhinein nicht änderbar sind. Dazu zählen vor allem nur einmal beschreibbare CDs und DVDs.
