Frage von SonnenscheinRE, 132

Zeiterfassung über Excel, Formel Zeitausgleich?

Hallo, wir führen in einer Excelliste unsere Arbeitszeiten, wo auch ersichtlich ist, wie die Sollstunden sind, Urlaub, Krank etc. Wie führe ich die Fornel weiter wenn ein Mitarbeiter Zeitausgleich nimmt?

Bsp.: Soll 38,5 Feiertag 10,5 Krank Urlaub Std. Soll Saldo 28,0 Zeitausgleich Std. -12,00 Ist 20,5 Saldo END -7,5

Ist die Berechnung richtig? Habe ein komisches Gefühl bei der Zeitausgleichberechnung. Die Überstunden werden separat in einer Tabelle geführt und sind somit in der Endformel nicht enthalten. Ist die Denkweise richtig?

Wäre über jeden Tipp dankbar :-) ich träume schon von Zahlen ...

Lieben Gruß

Expertenantwort
von DeeDee07, Community-Experte für Excel, 94

Welche Formel? Ohne Tabellenstruktur kann man auch nur spekulieren.

Die -7,5 sind schon richtig, sofern man einen Vortrag aus der Vorperiode nicht berücksichtigt. Der Zeitausgleich ist eigentlich für die Berechnung unerheblich. Die Angabe ist nur eine Erklärung, wieso in dem Fall IST wesentlich vom SOLL (nach unten) abweicht.

Und wieso werden Überstunden separat geführt? Normal müssten sie doch in die IST-Zeit einfließen.

Kommentar von SonnenscheinRE ,

Ja der Ausgleich soll auch nicht berechnet werden, er soll nur da stehen. Die Überstunden werden der gleichen Liste geführt wo ich auch den Zeitausgleich eintrage, der aber nicht berücksichtigt wird. D.h. es gibt eine Tabelle mit allen Soll/Iststunden und eine Tabelle, ohne Formeln wo die Summe der Überstunden drin steht und man das Datum erkennt, wann man im Zeitausgleich war. Nur in der zweiten Liste minimieren sich dann die Überstunden.

Die Formel ist beim Sollsaldo: A1-A2-A3-A4

Die Formel beim Saldo End: A8-A5

A

1 Soll
2 Feiertag
3 Krank
4 Urlaub Std.
5 Soll Saldo
6 Zeitausgleich Std.
7 Ist
8 Saldo END

Er soll auch den Zeitausgleich nicht mitrechnen. Aber wie im o.g. Beispiel habe ich ein komisches Gefühl bei der -7,5.

Wie meinst du das mit der Vorperiode?

Kommentar von DeeDee07 ,

Naja, wenn die bereinigte Soll-Zeit 28,0 Stunden ist, die tatsächliche Ist-Zeit 20,5 Stunden, dann ist die Differenz nun mal -7,5 Stunden. Deswegen brauchst du dich nicht schlecht zu fühlen ;)

Mit Vorperiode meine ich die vorherige Woche oder Monat. Dort gab es ja vermutlich auch eine Differenz zwischen Soll und Ist, welche als Anfangsbestand der jetzigen Woche dient und mitberechnet werden muss (außer es soll eben nur die Woche für sich dargestellt werden).

In der zweiten Tabelle muss der Zeitausgleich schon berücksichtigt werden, denn Zeitausgleich ist im Grunde negative Überstunden (quasi "Unterstunden").

Kommentar von SonnenscheinRE ,

Danke :-) Sie hat als End Saldo 7,5 Stunden, jedoch 11 Stunden Überstunden abgebummelt ... Diese 11 Stunden werden in einer separaten Liste geführt und auch berechnet. Sind die minus 7,5 denn immer noch richtig?

Hoffe Sie verstehen was ich meine ...

Kommentar von DeeDee07 ,

Wieso 11 Überstunden abgebummelt? Tatsächlich waren es doch nur 7,5. Ergibt sich ja schließlich aus der Rechnung.

Ich bin immer noch kein Freund davon, dass das extra geführt wird. Ich sehe den Sinn darin nicht.

Kommentar von SonnenscheinRE ,

Ich meinte das man End Saldo -7,5 Stunden hatte.

Kommentar von SonnenscheinRE ,

Nun bin ich wieder verwirrt :-(

Aus dieser 1. Liste geht
hervor, dass das End Saldo -7,5 Stunden ist. In der Arbeitsaufzeichnung
hat der Mitarbeiter aber 11 Zeitausgleich eingetragen (Bsp. für  1 1/2
Tage).

In der 2. Liste (Extraliste) ist der Übertrag vom
Vormonat drin sowie auch die einzelnen Tage, wo welche Stunden
abgebummelt wurden an welchem Tag. 

Also muss ich die -11 Stunden aus der Arbeitsaufzeichnung auf -7,5 Stunden anpassen oder?

Kommentar von SonnenscheinRE ,

jetzt hat es ganz doll klick gemacht :-) DANKE .... Habe es nun auch verstanden. Der wirkliche Zeitausgleich ist der Wert im End Saldo der einzelnen Woche :-) DANKE für den Denkanstoss

Kommentar von DeeDee07 ,

Wie anfangs gesagt, ohne Kenntnis der Struktur nicht nachvollziehbar. Letztenendes musst DU bzw. der Verantwortliche  die Zeiterfassung und -berechnung erklären und belegen können.

Es ist auch gar kein Problem, die Überstunden in der ersten (und damit einzigen) Tabelle zu führen. Denn Über- oder Fehlstunden ergibt sich einfach aus Ist-Soll. Dann muss auch keine Extra-Überstundenliste geführt werden.

Wenn es um Datenbanken geht (und Zeiterfassung gehört dazu) gilt der Grundsatz: möglichst keine Redundanz, d.h Daten nicht mehrfach erheben.

Kommentar von Iamiam ,

1..8: sollen das Zeilennummern sein?

xl ist ein seelenloses Rechenprogramm, das nur mit harten Adressen und Formeln was anfangen kann. Ungute Gefühle gibt es dort ebensowenig wie Abbummeln, nur Summanden oder Argumente für Wenn-Abfragen etc. Das meinte Deedee, als er eingangs sagte:

Welche Formel? Ohne Tabellenstruktur kann man auch nur spekulieren

Du musst dir schon die Mühe machen, Formeln und Orte zu nennen oder eine Datei i'wo hochzuladen!

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