Frage von kauser,

Wie funktioniert Buchführung in der Praxis?

Hallo zusammen!

Ich bin Einzelunternehmer und arbeite aktuell noch mit einer Einnahmen-Ausgaben-Liste. Ab dem kommenden Jahr möchte ich jedoch mit einer Bilanz arbeiten, da es meiner Meinung nach übersichtlicher ist und einem mehr Flexibilität verschafft.

Aus meinem Studium weiß ich, wie Buchführung funktioniert (Soll an Haben, etc.). Ich bin der Meinung das Prinzip gut verstanden zu haben. Nur in einem Studium lernt man es ja oft nur theoretisch, in der Praxis gibt es sicherlich einige Sachen zu beachten...

Daher dieser Thread, um ein paar Sachen zu klären. Falls es Grundsätzliches gibt, was es in der Praxis zu beachten gibt, was man in der Theorie vielleicht für gewöhnlich nicht behandelt, einfach posten.

Zudem ein paar Fragen, die ich zu dem Thema bereits habe:

1.) Buchführung per Hand ist sicherlich nicht mehr zeitgemäß. Gibt es kostenlose, oder zumindest günstige, Buchführungsprogramme, mit denen man gut arbeiten kann?

2.) Am Ende des Jahres muss man dann ja eine Bilanz aufstellen, richtig? Ebenso wie die Gewinnermittlung durch GuV-Rechnung. Gibt es dabei viele rechtliche Sachverhalte, die man berücksichtigen muss (Vorschriften aus dem HGB z.B.) ?

3.) Und hier die zunächst wichtigste Frage. Nachweise. Die Buchungen würden ja alle digital erfolgen. Für jede Buchung muss man ja sicherlich einen Nachweis aufbewahren. Wie geschieht dies in der Praxis? Angenommen ich habe etwas bestellt und eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten. Scanne ich diese ein und bewahre die eingescannte Rechnung dann in einem Ordner auf dem PC/Laptop auf? Oder füge den eingescannten Beleg (die Rechnung) irgendwie in die Buchführungs-Software ein? Oder behält man das Original und heftet dieses in einen Ordner ab? Gibt es Vorschriften, wie dieser Ordner bezeichnet werden muss? Also wie geht man in der Praxis mit der Belegungspflicht um?

Vielen Dank für alle Antworten, die weiterhelfen & ein schönes Wochenende :)

Hilfreichste Antwort von Ramona123,
2 Mitglieder fanden diese Antwort hilfreich

Wenn man mit der Buchführung keine Erfahrung hat, ist es immer ratsam, einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Kostet natürlich etwas, aber du kannst am Monatsende deine Belege hingeben, den Rest macht er.

Wenn man wirklich selbst buchen will, bekommt man von ihm ein Mandantenprogramm von dessen Buchführungsprogramm. Da macht man am Monatsende oder Quartalsende eine Datensicherung, die der Steuerberater dann bei sich einliest. So kann er nach eventuellen Fehlern suchen und korrigieren.

Den Jahresabschluss sollte dann auf jeden Fall der Steuerberater machen, weil das sehr umfangreich ist und sich sehr schnell Fehler einschleichen.

Ich würde dir raten, weiter die Einnahmen-Überschussrechnung als Einzelunternehmer zu machen. Dafür kannst du das Wiso-Buchführungsprogramm nutzen. Damit bekommst du auch sehr übersichtliche Auswertungen, zum Beispiel Gewinn- und Verlustaufstellung, Umsatzsteuervoranmeldung und auch den Jahresabschluss. Die Installations-CD gibt es im Promarkt oder Mediamarkt und ist gar nicht so sehr teuer.

Das Einscannen der Belege ist verdammt zeitaufwendig. Hefte einfach weiterhin alles ab. Vergiss aber nicht, Quittungen auf Thermopapier vorher zu kopieren, weil sie verblassen. Den Kassenbon tackerst du dann einfach an die Kopie und heftest es ab.

Im Buchführungsprogramm musst du jedem Beleg eine fortlaufende Nummer geben. Schreib diese auf den dazu gehörigen Beleg, damit man ihn zuordnen kann.

Kommentar von Ramona123,

Ach so, den Jahresabschluss würde ich trotzdem von einem Steuerberater machen lassen, weil die sich am besten mit Rechnungsabgrenzung und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben auskennen.

Die Ordnerbeschriftung bleibt dir überlassen. Am übersichtlichsten sind aber 3 Ordner: Kasse, Bank und Rechnungen. Darin heftest du alles monatsweise und fortlaufend nach Datum ab.

Kommentar von kauser,

Wow, danke für die ausführliche Antwort!!

Ich würde dennoch gerne zur doppelten Buchführung übergehen, da eine EÜR doch einige Nachteile mit sich bringt. Vor allem stört es mich, dass dort das Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt, wodurch der Gewinn meiner Meinung nach nicht immer richtig abgebildet wird.

Die meisten meiner Buchungen wären nicht allzu kompliziert, denke ich. Es sind oftmals sehr ähnliche Buchungen. Von daher wollte ich mir einen Steuerberater eigentlich ganz gerne sparen.

Eine große Hürde wäre wohl der Jahresabschluss. Damit kenne ich mich noch gar nicht aus. Da sollte ich dann wohl wirklich einen Steuerberater um Hilfe bitten, auch wenn ich mir da die Schwierigkeiten nicht so richtig vorstellen kann - aber das sehe ich vielleicht noch etwas blauäugig. Der Jahresabschluss ist doch in erster Linie der Abschluss aller Konten, Aufstellung der Bilanz und die Gewinnermittlung, oder?

Kommentar von Ramona123,

Wie schon gesagt, kommt da die Rechnungsabgrenzung dazu und die Berechnung der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Dsa ist ziemlich kompliziert. Wenn man da Fehler macht, hat man schnell das Finanzamt auf dem Pelz. Lässt man das allerdings von einem Steuerberater machen, gehen die davon aus, dass der das kann, und dann fragen die nicht weiter nach.

Ich bin gelernter Bilanzbuchhalter, lasse aber meinen Jahresabschluss trotzdem von einem Steuerberater machen. Besser ist das. Das ist mir sicherer. (Ich bin nicht als Buchhalter selbständig) Auch die ganzen Meldungen ans Finanzamt, die Krankenkasse und so macht der. So verpasse ich keine Fristen, hab aber dafür mehr Zeit für meine Familie.

Kommentar von kauser,

in Ordnung. Dann werde ich mir das auf jeden Fall sehr gut überlegen, ob ich mir für den Jahresabschluss nicht doch einen Steuerberater nehme. Scheint besser zu sein.

Zu den Belegen nochmal kurz. Da muss ich dann doch zu all meinen Ausgaben Belege zur Verfügung haben und aufbewahren, oder? Wie würde sich das denn verhalten, wenn ich einen Raum meiner Wohnung als Büroraum nutzen würde? Dann mache ich eine Kopie des Mietvertrages als Beleg und zudem noch ein Papier mit der Berechnung, in der ich den Anteil der Miete, der für den Büroraum angefallen ist, kalkuliert habe?

Und eine weitere Sache. Wenn ich eine Zahlung eines Kunden erhalten habe, dann ist die zugehörige Rechnung, die ich ausgestellt habe, mein Beleg, richtig? Muss ich der Rechnung dann auch nochmal eine Belegnummer zuordnen? Oder reicht die Rechnung an sich dann aus? ( die hat ja schon eine Nummer )

Kommentar von Ramona123,

Zum Mietvertrag: Ja, genau so machst du es. Und für die monatlichen Mietzahlungen hast du ja den Kontoauszug deines Geschäftskontos als Beleg. Vergiss nur bitte nicht, dass du die Mieteinnahmen in deiner Einkommenssteuererklärung angeben musst. Die werden dann privat versteuert.

Deine Ausgangsrechnungen werden fortlaufend nummeriert. Das sind dann auch die Belegnummern. Jedoch nur, wenn der Kunde auf Ziel einkauft, das heißt, wenn er später überweist. Bezahlt der Kunde bar, musst du eine Bar-Rechnung machen, die die fortlaufende Kassenbelegnummer bekommt oder du schreibst alle Rechnungen fortlaufend und extra eine Quittung über die Bezahlung dieser Rechnung, die du dann bei den Kassenbelegen abheftest.

Kommentar von kauser,

Also ich handel hauptsächlich über eBay...sprich die Kunden bezahlen normalerweise, bevor ich die Ware verschicke. Barzahlungen sind sehr selten, meist per Überweisung oder PayPal (eine Art Online-Überweisung).

Da würde ich dann ja eine Rechnung schreiben, sagen wir einfach mal Rechnung mit der Rechnungsnummer 1498 . Die Rechnung speichere ich wie gewohnt ab. Sobald die Überweisung dann eingeht, buche ich Bank an Waren ( sowie Bank an Umsatzsteuer) und schicke die Waren ab. Nur wie verhält sich das dann mit dem Beleg? Ich schreibe zunächst die Rechnung 1498 und speichere diese ab. Sobald das Geld auf meinem Konto eingeht, drucke ich die Rechnung 1498 aus, benenne sie mit Belegnummer 15 (wenn ich zuvor 14 andere Belege abgeheftet habe) und hefte die dann ab?

Kommentar von Ramona123,

Ich würde einen extra Ausgangsrechnungsordner anlegen und dort die Rechnungen fortlaufend nach ihrer Rechnungsnummer abheften. Außerdem würde ich auf der Rechnung notieren, auf welchem Kontoauszug der Zahlungseingang steht. Im Gesetz steht nämlich, dass die Buchführung in kurzer Zeit für einen Dritten logisch nachvollziehbar sein muss.

Für die Bar-Belege machst du einen Kassenordner. Da kommen dann zum Beispiel die Porto-Quittungen und die für das Verpackungsmaterial oder so nach Datum sortiert hinein. Denen musst du fortlaufende Nummern vergeben, die dann im Buchführungsprogramm wieder erscheinen müssen bei den Buchungen.

Vielleicht gibt es ja bei der Volkshochschule Lehrgänge für angewandte Buchhaltung. Es ist ziemlich schwierig, das hier zu erklären. Ich hoffe trotzdem, dass ich dir ein paar Tipps geben kann. Wenn du noch Fragen haben solltest (und das wird so kommen), kannst du mich ja auch direkt anschreiben. Musst mich eben nur als Freund anlegen. So verlierst du mich nicht aus den Augen!

Kommentar von kauser,

klasse, vielen Dank!!

Also aus deinen Erläuterungen habe ich auf jeden Fall schon etwas mitnehmen können. Danke für die Hilfe!

Kommentar von Ramona123,

Danke für das Sternchen!

Antwort von Immofachwirt,
2 Mitglieder fanden diese Antwort hilfreich

Kauf dir ein Berufsschulbuch z. B. Schmolke/Deitermann. Dort ist die Buchführung kinderleicht beschrieben.

Und die Originalrechnungen heften viele Betriebe hinter den Kontoauszug, auf dem die Zahlung der Rechnung ausgewiesen wurde. Den Ordner selbst, kannst du bezeichnen wie du willst.

Antwort von Sushi84,
1 Mitglied fand diese Antwort hilfreich

also erstmal: das buch: "buchführung für dummies" ist sehr zu empfehlen

zu1.) ob es kostenlose gibt weiß ich ni, aber die welt kostet so ein programm nicht und es erleichtert die arbeit enorm.

zu2.) jup, muss man. was für rechtliche sachverhalte meinst du? die bilanz ergibt sich doch aus den t-konten, was willste da im anschluss noch mit dem hgb?

zu3.) man kann versuchen, die belege abzuheften - ich bin allerdings auch für dateianhänge an entsprechender stelle (speichern und ablegen in [...]). warum sag ich versuchen? weil heutzutage vieles auf diesem blöden thermopapier ist, und der beleg in 10 jahren garantiert nicht mehr lesbar ist.

Kommentar von kauser,

ist das buch denn praxis-nah? ein buch, das mir erklärt, wie buchführung in der theorie funktioniert, brauche ich nämlich nicht. da habe ich noch ein ganz gutes aus dem studium.

zu 2.) also vom jahresabschluss habe ich nicht wirklich viel ahnung. bisher hatte ich nur immer gehört, dass man da viel falsch machen kann und dass es vielen rechtlichen krams beachten muss, sodass man in der regel lieber einen steuerberater zu rate zieht. ich weiß nur nicht, ob ich das als einzelunternehmer nicht alleine hinkriegen müsste. ich hab ja jetzt kein großes unternehmen mit betriebsgebäuden, fuhrpark, etc. ... mein modell ist halt relativ simpel, sodass ich die hoffnung habe, das alleine alles zu packen.

Kommentar von Sushi84,

wenn man den ganzen aufwändigen kram außen vor lassen kann packt man das auch.

aber: mittlerweile rate ich zu einem steuerberater. wenn du nen guten erwischst, sparst du trotzdem geld. (mehr als du durch selbermachen sparst, unter umständen)

mein mann ist einzelunternehmer, und macht die steuererklärung seit jahren selber (er versuchts immerwieder online mit elster, aber da gibts zu viele bucks, besonders bezüglich der "anlage ur") bei ihm sind die "schwierigsten" sachen die abschreibung für die technik und die vorsteuer - meist aus mangel an belegen.

versuchs mal ein jahr allein und dann versuchs mal mit steuerberater oder andersrum, dann weist du wie du besser kommst^^

Antwort von veraeva12,

würde versuchen, einen crash kurs dazu zu belegen, menschen antworten eher als ein buch oder it-programm.

die passende software hängt weitgehend von deinem geldbeutel ab.

lexware ist leicht zu verstehen. nimmt dir aber nicht das aufheben von belegen ab.

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