Bitte lasst uns wissen, ob wir die bei der Quartiersuche behilflich sein sollen und in welchem Preisraum sich dies bewegen kann.

Wenn ihr einige Leute von weiterher dabei habt, könntet ihr vorab auch in einem Hotel nachfragen, ob die Euch ein vergünstigtes Kontingent zur Verfügung stellen können und es dann so formulieren: Im Hotel sounso (mit Anschrift und Telnr.) haben wir Zimmer zu einem reduzierten Preis von ... EUR (pro DZ, inkl. Frühstück...) für Euch reserviert. Da die Kontingente begrenzt sind, bitten wir Euch, die Zimmer so bald wie möglich zu buchen.

Vielleicht: Wir vermitteln auf Wunsch gern ein Zimmer/ eine Unterkunft.

Wir helfen gerne bei der Unterkunftsbeschaffung...

So oder ähnlich. Ich denke mal, dass das allen klar sein muss, dass ihr nicht noch die Hotelkosten aller Gäste übernehmen könnt. Das ist also vollkommen zulässig.

Wenn du dir aber unsicher bist, dann lass es aus dem Einladungstext raus. Die Leute werden sich ja eh bei dir melden, weil sie ab- oder zusagen werden. Dann kannst du es ja bei den weit entfernten mündlich absprechen.

Du schreibst, dass die Zimmer durch Euch bestellt werden können und schreibst die Preise dazu, normalerweise ist doch jedem klar, für Unterkunft selbst aufzukommen.

>> Solltet Ihr die Nacht im Hotel der Feier verbringen wollen, so empfiehlt das Hotel eine rechtzeitige Reservierung.<<

Siehe Link und Telefonnummer.