Sowas vergeben z.B. Zeitungen bei Inseraten. Wenn man auf das Inserat antworten will, schreibt man an die Adresse der Zeitung und muss dann natürlich die Chiffre-Nr. angeben, sonst können die das ja nicht zuordnen.

Das ist eine Kennzeichnung bei Annoncen. Ja, bei Antworten muss diese Nummer angegeben werden, sonst kann deine Antwort dem Empfänger nicht zugeordnet werden.

Stell dir vor, du schreibst am Tag 1000 Anzeigen und sollst die Antworten dann schnellstmöglich zuordnen. Da wird es einfacher den Anzeigen direkt Nummern zu zu ordnen, und den Antwortern mitzuteilen, das diese Nummer angegeben werden muß, sonst müßtest jeden der 1000 Texte lesen und vermuten wo die Antwort hingehören könnte. ;-)

Eine Chiffre-Nummer geben manche Leute bei ihren Kleinanzeigen (vor allem Kontaktanzeigen) in Zeitungen statt der Telefonnummer an. Interessiert man sich für eine solche Anzeige, schreibt man an die Zeitung unter Angabe der Chiffrenummer, mit eigenen Kontaktdaten. Die Person, die die Chiffre-Kleinanzeige geschaltet hat, holt sich diese Zusendungen dann von der Zeitung ab oder bekommt diese zugeschickt und meldet sich bei dem Interessenten.

Wichtig ist, dass die Chiffre-Nr. AUSSEN notiert ist. Also nicht einen Briefumschlag an z.B. die Zeitung zu schicken und erst INNEN im Schreiben die Chiffre-Nr. notieren.
Hintergrund ist, dass die verschlossenen Sendungen ungeöffnet an den richtigen Anzeigen-Aufgeber weitergeleitet werden - ähnlich einem Postfach.
Anschrift könnte also so aussehen:

Meine Tageszeitung
Chiffre-Nr.: 123 45
In der Straße 12
15468 Stadt

Eine Chiffre-Nummer ist eine Adresse. Sie gehört immer dazu, weil man durch sie es einfacher hat, den Empfänger zu ermitteln. Es geht schneller, wenn man Namen, Anschrift, Adressen nach Nummern ablegt, diese wiederzufinden.