Frage von DietrichDerner, 38

Projektmanagement : Welche Projektdokumentation / Projektbegleitblatt nutzt ihr?

Hallo,

wir sind auf der Suche nach einem guten Weg ein Projekt zu dokumentieren und zwar von der Offerten/Angebotsphase an bis hin zum Projektabschluss. Dabei wollen wir das Projekt durchgehend an den unterschiedlichsten Stelle dokumentieren. Bei der Angebotserstellung sollen bereits die ersten Abklärungsinfos, Telefonnotiz oder dergleichen in dieses "Projektbegeleitblatt" einfließen. Wird aus dem Angebot ein Auftrag, soll dies weiter geführt werden können und an den unterschiedlichen Stationen genutzt werden. So soll z.B. der Planer das Dokument weiter führen können, Bilder, Abklärungen, Mehrarbeiten, Handbücher etc. einbinden/verlinken können. Bis hin zur Projektauswertung nach dem Projektabschluss, um so z.B. den gesamten Projektverlauf analysieren zu können oder auch Mehrarbeiten entsprechend gut zu verrechnen.

Bisher haben wir dafür OneNote genutzt, aber da dies mehr einem großen digitalen Schmierzettel ähnelt, suchen wir nun mehr etwas das in den Bereich Projektmanagement/verlauf/doku passt.

Daher würde uns interessieren, was ihr bei euch in der Firma so einsetzt, um Projekte die durch mehrere Stationen gehen, entsprechend gut zu dokumentieren.

Vielen Dank

Antwort
von cgrey, 25

Du brachst ein Projekthandbuch. Hier sind die Dokumente wie, 

  • Projektauftrag
  • Projektziele
  • Zielvereinbarung
  • Benennung und Verantwortung des Projektmanager
  • Projektteam (Organigramm)
  • Beschreibung Istzustand der Vorprojektphase und der Nachprojektphase
  • etc.

hinterlegt.

Für den technischen Teil brauchst Du ein Pflichtenheft, zum Projektstart zumindest in grober Form. Was soll wie realisiert werden?

Du benötigst Tools und Methoden zur Steuerung und Dokumentation während der Projektphasen.

Einen

  • Meilensteinplan
  • Phasenplan
  • Masterterminplan
  • Projektstrukturplan
  • Plan für Controlling (wie, wer, wo, wann wird controlled)
  • AI-Listing und Controlling

Projektmanagement know-how.

Viel Erfolg!

Antwort
von projektheld, 13

Hallo Dietrich, 

wir benutzen in unserem Unternehmen InLoox (https://www.inloox.de). Das Gute an der Software ist, dass es so umfangreiche Funktionen hat. 

Von der Projektplanung, zum Aufgabenmanagement, der Budgetierung und dem Reporting, bis hin zum Dokumentenmanagement. Man kann Dokumente direkt in Aufgaben und Projekte verlinken, und diese auch in der Dokumentenansicht verwalten. Früher gabs bei uns ständiges Chaos, weil wir teilweise 5 Versionen von einem Dokument hatten, mit InLoox arbeitet jeder am gleichen Dokument. 

Man kann in Projekten und Aufgaben auch Notizen und Kommentare hinzufügen, außerdem wird jede Veränderung im Projekt im Verlauf dokumentiert. Eine weitere Dokumentationsmöglichkeit: man kann Aufgaben aus Outlook E-Mails erstellen und E-Mails auch direkt Projekten zu ordnen, 

Falls die Software dich interessiert kannst du sie auch mal testen: https://www.inloox.de/testen/

Gruß,
Jan

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