Frage von harmatan,

Nutzung von Open-Source Kassensoftware (Openbravo POS) überhaupt erlaubt?

Ich würde gerne Openbravo POS (Open-Source Kassensoftware) selber in meinem Restaurant einsetzen. Ist das denn überhaupt aus der Sicht von Finanzamt erlaubt?

Kassensoftware dürfen ja nicht manipulierbar sein, aber wenn Quelltext offen zur Verfügung steht, was dann?

Antwort von sandykaktus1985,

Hallo,

der Post ist zwar nun mittlerweile schon ein bischen älter und weitere Antworten werden daher für den Fragesteller nicht mehr wichtig sein. Aber für alle anderen Googelnden möchte auch ich meine Meinung/Erfahrungen dazu schreiben, da ich mich sehr intensiv mit dem Thema beschäftigt habe.

Also erst mal ist die Unmanipulierbarkeit fast nicht erreichbar. Auch wenn die Anbieter mit digitaler Signatur die Unveränderlichkeit garantieren wollen, ist das m.E.n. keine tatsächliche Hürde. Bohrt man etwas nach und ärgert die Anbieter mit technischen Detailfragen, müssen alle zugeben, dass man die Reports immer manipulieren kann, so lange man direkten Zugriff auf die Daten hat. Und selbst bei Cloud-Diensten ist man als Restaurantbetreiber i.d.R. derjenige, der bei einer Betriebsprüfung die Umsatzdaten liefern muss - und an der Stelle manipulieren kann. Insofern sind Open-Source-Lösungen eher ein Sicherheitsgewinn, weil die Programme unabhängig von einem einzigen Anbieter (zumindest theoretisch) von vielen Anwendern eingesehen und geprüft werden können.

Vor allem muss ich als Gastronom die Daten über 10 Jahre aufbewahren. Was passiert, wenn der Anbieter pleite ist? Mit Open-Source ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Software damit nicht vom Markt verschwindet.

Viel wichtiger ist es wohl, die Prüfer zu überzeugen, dass die Umsätze korrekt abgrechnet nicht nicht manipuliert wurden:

  • Tagesabschlüsse regelmäßig auf CD brennen, damit man sie bei Bedarf sofort zücken kann
  • Tagesabschlüsse nicht verschludern, so dass die fortlaufenden ID-Nummern keine Lücken aufweisen - gilt auch für Kassenbons
  • Speisekarten aufbewahren (ist eine Vorgabe), Bedienungsanleitungen, Konfigurationen sichern

Die Prüfer wollen sehen, dass ordentlich gearbeitet wird! Und das kann die Software einem nicht abnehmen. Nicht die Software muss GdPdU-konform sein, sondern der Betrieb in seiner Gesamtheit.

Nach längerer Recherche habe ich mich nun für OrderSprinter entschieden, keine Open-Source, aber Freeware - und durch die Programmierung in PHP ist der Quellcode auch hier einsehbar. Und Einsehbarkeit heißt für mich:

  • versteckte Hintertüren sollten da nicht drin sein,
  • das Hauptsystem ist eine Webapplikation - die wird sicher auch in 10 Jahren noch laufen. Wie kann ich das bei kommerziellen Anbietern wissen? In letzter Instanz bin ich als Restaurantbesitzer derjenige, der die Daten so lange aufbewahren muss!

Ich weiß nicht, wie der Stand vor zwei Jahren war, aber zumindest OrderSprinter ist gerade erst im Oktober released worden und das Programm daher auf dem neusten Stand der technik und hat alles, was man heute braucht:

  • meine Bondrucker kann ich drahtlos nutzen
  • von der Bestellung bis zur Abrechnung kann ich alles digital abbilden
  • alle wesentlichen Reports für Finanzamt und für Betriebsprüfungen kann ich generieren - d.h. GOBS, GdPdU, BMF - alles erfüllt

Die Hardware musste ich selbst kaufen (1 Tablet und 2 Smartphones - einmalig etwa 600 Euro) - dafür keine monatlichen Mietgebühren, keine Bindung an einen Hersteller.

Ach ja, die Bedienungsanleitung musste ich auch kaufen (im Buchhandel für 20 Euro). Hätte ich nicht mal gebraucht, hat die ersten Schritte aber sehr vereinfacht und der Nachweis einer Bedienungsanleitung ist (leider) auch eine Vorgabe vom BMF!

Ein Nachteil ist mir bisher aufgefallen: es fehlt noch eine Rabatt-Taste. Aber der Entwickler hat mir geschrieben, dass er dabei ist, diese Funktion in eine der nächsten Versionen einzubauen.

Natürlich habe ich mir auch mit anderen kommerziellen und Freeware-Programmen angeschaut. Die kommerziellen sind zwar umfangreicher, aber die meisten Funktionen werde ich nie nutzen, zahle also viel Geld für etwas, das ich nicht brauche. Und die Open-Source-Programme beschränken sich meist auf EINE Kassenstation. Wenn man aber direkt am Tisch die Bestellung aufnehmen möchte, ist das unpraktisch.

Ok, das ist meine Einschätzung, warum ich mich für OrderSprinter entschieden habe. Vielleicht hilft diese Antwort anderen Gastronomen, die auch ein Restaurant eröffnen wollen. OrderSprinter hat nun die erste Woche problemlos bestanden - ich erwarte auch in Zukunft keine größeren Probleme.

Sandy

Antwort von karlson33,

Hallo Harmatan,

ich persönlich würde auch jeden Fall von den Open Source Lösungen abraten, da diese meist nicht den rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Ich hatte früher schon mal Diskussionen mit dem Finanzamt deswegen. Ich nutze mittlerweile eine kostenpflichtige Lösung und da ist es kein Problem, da mir hier auch bestätigt wurde das diese den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Ich rate zudem zu einer Online Lösung, da du dann immer auf deine Daten zugreifen kannst. Schau dir hier mal das www.online-kassensystem.de an. Das nutze ich und es basiert auf dem tricoma System. Hier wird auch der Quellcode mit raus gegeben, aber es ist kostenpflichtig mit Support.

Schöne Grüße

Karl

Antwort von Joseph3,

Da Zuschätzungen existenzbedrohend sein können, würde ich nicht am falschen Ende sparen. Nimm eine übliche Registrierkasse.

Kommentar von harmatan,

Bei mir geht es nicht um sparen. Die Software erfüllt nun mal am besten meine Anforderung. Z.B. Benutzeroberfläche kann bis ins kleinste Details angepasst werden ...etc.

Kommentar von Joseph3,

Ich habe mir mal die Homepage kurz angesehen. Lass dir bestätigen, dass es programmseitig ausgeschlossen ist, erfasste Buchungen zu verändern. (Stornobuchungen sind erlaubt, es darf nur die ursprüngliche Buchung nicht mehr angetastet werden.) Am sichersten ist das Zertifikat eines Wirtschaftsprüfers, dass das Programm GoB-tauglich ist (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung).

Gerade in deiner Branche sucht das Finanzamt nach Gründen, die Buchführung zu verwerfen und dann nach Gutdünken zu schätzen.

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