Frage von 1miko1, 163

Kann das Finanzamt bei einer Steuerprüfung/Außenprüfung die erneute Vorlage von Belegen verlangen, die es schon gesehen hat?

Hi liebe Fragant/innen: es geht um die beste Ablage von privaten, aber kaufmännisch UND einkommensteuerlich relevanten Belegen.

Bei der Steuererklärung muss ich einige Arten von Dokumenten mit einreichen

  1. Sonderausgaben
  2. Haushaltsnahe Dienstleistungen
  3. Spenden

Andere Ausgaben (z.B. Werbungskosten, Außergewöhnliche Belastungen) muss ich selbst zusammenrechnen und dem Finanzamt im Zuge der Jahressteuererklärung nur deren Wert mitteilen.

Meine konkrete Frage: Wenn das Finanzamt Außenprüfung macht, kann der Beamte dann verlangen, dass ich die bereits einmal eingereichten Belege im Original erneut vorlege, oder kann ich sie in die entsprechenden Vorgänge (also zu meinen Versicherungen, Handwerkern, Vereinen etc.) ablegen?

Leider habe ich keine Zeit, zusätzlich jede einzelne Ausgaben-Position listenmäßig zu erfassen, und keinen Platz, zahlreiche Dokumente kopiert doppelt abzulegen.

Mir ist aber daran gelegen, lückenlos zu dokumentieren, was z.B. ein bestimmter Handwerker an meinem Haus gemacht hat. Andererseits scheue ich den Aufwand, der auf diese Weise entstehen kann, falls ein Steuerprüfer sehen will, wie ich auf einen bestimmen Kostenwert gekommen bin.

Meine Frage also nochmal konkret die: darf das Finanzamt bei Außenprüfung nochmals Einsicht in Belege verlangen, die es im Zuge der Jahressteuererklärung bereits geprüft hat?

Expertenantwort
von wfwbinder, Community-Experte für Steuern, 134

Also, natürlich hat das Finanzamt das Recht Einblick in die Originale zu nehmen.

Ausserdem müsstest Du ja auch selbst in der Lage sein solche Dinge nachzuvollziehen, falls schon vorher das Finanzamt Nachfragen hat.

Daher wäre mein Vorschlag die Belege nicht einfach zu addieren, sondern in einer Exceltabelle zu erfassen. Dann kannst Du es ablegen, nach welchem System auch immer.

Kommentar von 1miko1 ,

Hallo Experte, danke für die Antwort. Diese Erfassung wollte ich mir eigentlich ersparen, aber wenn das FA auch Belege erneut ansehen darf, kommen wir wohl nicht umhin.

Antwort
von ChrisHH, 84

Es gibt Aufbewahrungspflichten für Belege, die einzuhalten sind. Welche davon für dich gelten, hängt von deiner Situation ab. Wenn du einen Betrieb hast, also gewerblich oder selbständig tätig bist,  musst du alle betrieblichen Belege 10 Jahre aufbewahren.

Als Privatmensch musst du Rechnungen, die in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, also vor Allem Handwerkerrechnungen, 2 Jahre aufbewahren. Wahrscheinlich bewahrst du die aber sowieso länger auf, damit du weißt, wer was an deinem Haus gemacht hat.

Alle anderen Belege, die du für deine Steuererklärung verwendet hast solltest du aufbewahren, falls dein Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Dann kann das Finanzamt den Fall nämlich erneut aufrollen. Aufbewahren solltest du auch Belege, auf die sich eine eventuell Vorläufigkeit des Bescheids bezieht, falls da noch einmal eine Änderung eintritt.

Als Privatmensch ohne gewerbliche oder selbständige Einkünfte, der auch kein Einkommensmillionär oder Großgrundbesitzer  mit vielen Vermietungsobjekten ist, muss das Finanzamt schon ganz besondere Gründe haben, um bei dir eine Außenprüfung durchzuführen.

Aus Gründen des persönlichen Überblicks empfiehlt es sich aber ohnehin, alle steuerlich relevanten Belege in einer Excel-Tabelle zu erfassen und irgendwo zu sammeln.

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