Frage von RonaldW, 76

Ich suche eine passende Lösung (uU. Dokumentenmanagementsystem) für das "Handbuch" unseres Vereines. Kann jemand helfen?

Eines vorweg - ich hatte noch nie Berührung mit Dokumentenmanagementsystemen. Aber ich vermute, unsere Problemstellung wird das ändern.

Hintergrund

Wir sind ein selbstverwaltetes Mehrgenerationen-Projekt und werden in den nächsten Jahren stark in die Breite wachsen, da wir sehr unterschiedliche Bereiche abdecken (Wohnen, Gartenbau, Betriebe, Altenversorgung und Kinderbetreuung).

Wir sind gerade dabei, ein "Handbuch" zu erstellen, ...

... um jenen Menschen die in den einen und/oder anderen Bereich neu hinzukommen, ein möglichst vollständiges Bild unserer bisherigen Vereinbarungen und Übereinkünfte zu geben

... um selbst den Überblick zu bewahren

DIeses Handbuch wird voraussichtlich aus den Abschnitten Grundsätzen, Richtlinien und Leitfäden bestehen.

Problemstellung

Manche Inhalte des Handbuches sind für alle Bereiche relevant, viele Inhalte nur für einen oder zwei BereichE. Unsere Mitglieder sollen also ein auf Ihre Bereiche abgestimmtes Handbuch bekommen können.

Was wir suchen

Eine Software Lösung, die ...

  • oben beschriebene Problemstellung einfach lösen kann und auf "Knopfdruck" ein aktuelles Handbuch für einen oder mehrere Bereiche zur Verfügung stellen kann

  • cloudbasierend ist

  • im Idealfall auf einen Google Drive-Dienst (wie z.B. Google Tabellen) aufbaut

  • kostenlos bis günstig ist

  • selbst zu warten ist (ohne Programmierkenntnisse)

Meine Fragen

(1) Gibt es so eine "Zielgruppen-Excerptions"-Funktionalität in Dokumentenmanagementsystemen? Wenn ja, wie nennt man diese Funktion korrekt?

(2) Welche Software-Lösungen kommen unseren Wünschen am nächsten?

Ich bin gespannt auf eure Rückmeldungen!

Antwort
von McHilfe, 46

Hallo RonaldW,

für deine/eure Zielstellungen eignen sich aktuell Marktlösungen, wie:

  • Fileee: Cloud-Speicher
  • Doo: Innovative Dokumentenverwaltung
  • ProBinder: Virtuelles Ordnerregal
  • Otixo: Serviceübergreifende Dateiverwaltung
  • Realify PaperOffice
  • ELO Office
  • TINCA Enterprise
  1. Zu achten wäre, das Dokumente hochgeladen werden können, Text direkt eingegeben werden kann oder auch Links beliebiger Webseiten importiert werden können
  2. Versionskontrolle existiert
  3. Automatische Benachrichtigungen an die User erfolgen bei Dateiänderungen oder bei wichtigen Teamaktivitäten
  4. Vorhandensein eines mindestens dreistufigen Rechtesystems
  5. Kommentarfunktion
  6. Collaborationfunktion, damit auch gemeinsam Dokumente bearbeitet und später freigegeben werden können
  7. Digitalisierungsfunktion, um Papierunterlagen professionell einscannen zu können inkl. OCR-Texterkennung
  8. Bei Otixo: Anwender können Dateien und Ordner mittels Drag & Drop von einem beliebigen Cloud-Dienst zum anderen kopieren und verschieben

Ansonsten empfehle ich die Recherche auf folgender Seite:

http://www.dms-programme.de

Ich wünsche Euch viel Erfolg.

Kommentar von RonaldW ,

Vielen Dank für die hilfreiche und kompetente Antwort!

Könntest du noch diese Frage beantworten:

Gibt es so eine "Zielgruppen-Excerptions"-Funktionalität in Dokumentenmanagementsystemen? Wenn ja, wie nennt man diese Funktion korrekt?

LG,

Ronald

Antwort
von schlunz69, 38

Hallo RonaldW,

Schau mal nach Foxdox (www.foxdox.de). Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht und die Dokumente liegen auch in einem deutschen Rechenzentrum, was gerade für den öffentlichen Bereich wichtig ist.

Herzlichen Gruß

Kommentar von RonaldW ,

Hallo schlunz69!

Vielen Dank für die hilfreiche und kompetente Antwort!

Könntest du noch diese Frage beantworten:

Gibt es so eine "Zielgruppen-Excerptions"-Funktionalität in Dokumentenmanagementsystemen? Wenn ja, wie nennt man diese Funktion korrekt?

LG,

Ronald

Antwort
von McHilfe, 34

Hallo Ronald,

ich vermute mal, dass du Exception-Funktionalität meintest, die sich mit Ausnahmesituationen während der Prozessausführung (inkl. Prozessabweichungen) befasst. 


Dies beinhaltet multidimensionale Analysen, dynamische Modellierung, Ausführung von Regeln und Berichten von Ausnahmebedingungen und Warnungen. 
Ich vermute mal wiederum, dass du dir eine Ausnahmefehlerbehandlung mit Warnmeldung wünschst, falls beim Sichern von Daten etwas schiefgeht. Dies nennt man tatsächlich "added exception handling and alert (-level)" und könnte mit einem "exception reporting" abgedeckt werden.

Ob dies als Open-Source verfügbar ist, weiß ich leider nicht.
Eventuell reicht für Euch auch ein DMS mit Workflow-Funktionalität.
Hierfür müsstest du mindestens ein CMS oder DMS mit Workflow-Funktionalitäten finden, in der Notifications (Regeln) definiert werden können auf Gruppen- und/oder Personenebene.

In Bezug auf ein DMS steht ein Workflow für eine festgelegte Dokumentenverteilung und -bearbeitung (evtl. mit Freigaben verbunden). Hier wäre dann die Zuordnung von Tasks (Aufgaben) an eine Gruppe von Personen oder auch Einzelpersonen denkbar. Denkbar wäre auch, dass nach Abarbeitung der Task die Regel weiterläuft und der nächste Bearbeiter oder Gruppe entsprechende weitere Tasks abarbeiten muss (Review-Regel) und/oder informiert (Info-Regel erstellt) wird.

Zum Beispiel wäre das "agorum-DMS" als Dokumentenmanagement-System damit ausgestattet.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei deiner Suche.

Kommentar von maximilianus7 ,

ich denk, das ging jetzt vollkommen daneben. excerptions gibt es tatsächlich und bedeutet "auszüge" oder "extraktionen". der fragesteller meint also die beschriebene funktion, benutzerspezifisch nur teile des handbuchs anzubieten.

nix mit "ausnahmebehandlung" 

Kommentar von RonaldW ,

Vielen Dank McHilfe für die ausführliche Antwort! 

Es geht mir tatsächlich vor allem und vorerst einmal um die Exzerptions-Funktionalität (im Sinne der obigen Problemstellung bzw. https://de.m.wikipedia.org/wiki/Exzerpt). 

Ich habe leider keine Vorstellung, wie so etwas nutzerfreundlich aussehen kann. 

Um erst einmal in DMS-Funktionsauflistungen oder mit Hilfe von Anfragen bei DMS-Supports bestehender Lösungen fündig zu werden,  würde mir ein DMS-Standardbegriff zu der gesuchten Funktion helfen. 

Aber vl. gibt es für diese Funktion gar keinen Standardbegriff? 

Wer weiß was? Sind DMS überhaupt der richtige Weg, da es bei uns nur um EIN Dokument geht, aus dem mehrere Versionen per Knopfdruck exzerpiert werden? 

LG, 

Ronald 

Kommentar von McHilfe ,

Hallo Ronald,

wie schon maximilianus7 schrieb, ging meine Vermutung zu deiner Anforderung voll daneben. Aber so ist das halt;-)

Wenn ich das jetzt richtig verstanden habe, suchst du eine Möglichkeit, Dokumentinhalte für spezielle Gruppen bzw. User ein- oder auszublenden. 

Dies könntest du über ein gutes Rechtemanagement steuern und so spezifische User oder Gruppen für einzelne Masken zulassen oder nicht. 

Im Ergebnis möchtest du also steuern, welche Personen oder Gruppen bestimmte Felder auf einer Maske nicht sehen können, und in der Ergebnistabelle auch nicht angezeigt bekommen.

Eventuell hilft die folgende Seite weiter:

http://onlinehelp.tableau.com/current/server/de-de/help.htm

Ansonsten ist mir noch das Berichtssystem SuperX der Hochschulen mit ähnlichen Anforderungen (wie Eure) bekannt.
Die SuperX-Anwendung ist ein Open Source-Projekt und als Data Warehouse aufgebaut.
SuperX besteht aus einem Datenbank-Server und eigens entwickelten Clientanwendungen. Durch Übernahme- und Transformationsskripte werden Daten aus den verschiedensten Quellen,  im vordefinierten Rhythmus (z. B. jede Nacht) in die SuperX-Datenbank übernommen.

Zusatz:
Was für Euch wahrscheinlich nicht in Frage kommt, wären noch Tools für das Requirement-Engineering (Anforderungsmanagement). Dort können Kapitel getrennt bearbeitet und für bestimmte Gruppe sichtbar gemacht werden. Ziel des RE ist aber die atomisierte (frein granulierte) Erfassung von Anforderungen und Verwaltung, d. h. eine Anforderung steht für sich und kann als eigenständiges Objekt behandelt werden. Dies schafft die Voraussetzungen dafür, die Struktur einer Anforderung in der Anforderungsmanagement-Software abzubilden und elektronisch auszuwerten. 

Eine Anforderung kann versioniert werden, d. h. die Änderungen an der Anforderung werden festgehalten. Der Status einer Anforderung wird dokumentiert und kann einen Lebenszyklus durchlaufen.

In der Praxis gibt es zwei Einsatzgebiete für eine Anforderungsmanagement-Software:

Erhebung und Dokumentation von Anforderungen im Kontext der Anforderungserhebung (engl. Requirements Engineering) und Verwaltung von Anforderungen während des Lebenszyklus einer Anwendung.

Kommentar von RonaldW ,

Vielen Dank für die Rückmeldungen!

Ich bin mir allerdings unklar, wie ich nun weitertun soll. Scheinbar gibt es keine einfache Lösung. Oder hat noch jemand einen Tipp?

LG

Antwort
von maximilianus7, 29

mein Sohn befasst sich mit Webseitenentwicklung. Falls ihr euch austauschen wollt:

http://www.websol.de/Starten-Sie-den-Dialog/

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