Frage von EinfachElina, 20

Hilfe bei der Buchungserfassung/Finanzbuchhaltung?

Hallo,

ich benötige einmal Hilfe. Und zwar haben wir momentan das Thema Buchführung in der Schule. Leider verstehe ich hier fast gar nichts. Buchführung mit diesen T-Kontenblättern war eigentlich ganz einfach für mich aber mit diesem Programm (So ähnlich wie Navision) kann ich gar nicht umgehen. Ich weiß noch nicht einmal wie man richtig wie man solche Sachen wie (Wir kaufen einen Laptop bar 1350.-) macht was ich auf einem Blatt Papier in wenigen Sekunden schaffen würde :( Jeder sagt es ist genau so aber ich mache alles falsch :( Kennt sich jemand mit solch einem Programm besser aus und könnte mir das vielleicht erklären?

Antwort
von Dirk-D. Hansmann, 8

Hi Elina,

vorab, das Programm kenne ich nicht. Aber natürlich musste ich mich irgendwann auch mal umstellen. Dein Problem scheint erst einmal in dem Programm selber zu liegen.

Vermutlich kennst Du trotzdem den Weg in die Erfassungsmaske. In die Erfassungsmaske trägt man die Buchungssätze ein. Ich hoffe mal: Du hast die beim Eintragen in die T-Konten auf Papier für Dich nicht einfach aus gelassen.

Dann musst Du die noch einmal wiederholen.

Was noch ein Problem sein kann: Beim Buchen auf Papier verwendet man die Kontennamen und nicht die Konto-Nummern. Da habe ich mir die Krücke am Anfang gebaut, dass ich erst den Buchungssatz vollständig im Kopf gebaut habe.

Also die Beträge und die Kontennamen. Per 1.000 Euro Büromaterial per 190 Euro Vorsteuer an 1.190 Verbindlichkeiten. Weil man bei den Buchungssätzen in der Regel die Vorsteuer oder Umsatzsteuer nicht trennen braucht, habe ich den Buchungssatz verkürzt.

Den 'Schlüssel' habe ich dann also mitgedacht. Dann lautete eben mein Buchungssatz 1.190 € 90Büromaterial an Verbindlichkeiten. Jetzt kommt die Übersetzung in die Kontonummern.

Wobei inzwischen einheitlich beim Gegenkonto die Steuerschlüssel eingetragen werden. Das kann in den Programmen aber auch mit einem Klick oder einer anderen Markierung passieren. Meistens ist es die 90 bei Vorsteuer und die 30 bei der Umsatzsteuer.

Ich verwende hier mal einfach nur irgendwelche Buchstaben als Platzhalter für die Kontonummern: 1.190 90KBXX an ACXX (Mache dieses jetzt einfach mal richtig mit Deinem Beispiel, also dem Kauf eines Laptops bis hierher).

Jetzt kommt die nächste Besonderheit. In den Computerprogrammen braucht man in der Regel nicht die Reihenfolge Soll [dafür sagt man auch per] an Haben einhalten. Damit kann man jetzt also auch An Acxx per 90KBXX in die Maske eintragen. Manchmal geht es auch gar nicht anders, weil bei nur einem Konto die Automatik genutzt werden kann.

Weil man aber die Konten 'vertauschen' kann, also bei Konto und Gegenkonto eintragen kann, da braucht der Computer jetzt auch die Information, auf welcher Seite denn die Beträge wie erscheinen soll.

Diese Entscheidung beziehen wir immer auf die Erfassungsspalte Konto. Der Umkehrschluss - die anderen Kontos - sind also entgegengesetzt zu beschriften macht das Programm ebenfalls.

Normal ist eine Buchungsmaske wie folgt aufgebaut: Betrag (mit Soll oder Haben), Gegenkonto, Beleg-Nr.1+2, Datum, Konto, Skonto, Text

Wie haben also noch unseren Buchungssatz: 1.190 90Büromaterial an Verb. Wir überlegen: Kann der Buchungssatz so bleiben? Ja, weil das Büromaterial mit dem Schlüssel vorne steht.

Daraus folgt jetzt: 1.190 eintragen und mit Haben bestätigen. Wir kommen in die Spalte Gegenkonto. Tragen dort den Schlüssel 90 und die Kontonummer ein. Gehen zu Datum oder machen einen Stopp bei der Belegnummer und machen dort die Eintragungen.

Jetzt die Eintragung für das Konto Verbindlichkeiten. Weiter in die Spalte Text (Da würde man je nach Größe des Unternehmens z.B. eine Eintragung machen, dass keine aktivierungspflichtigen Wirtschaftsgüter in dem Betrag enthalten sind). Ende der Erfassungszeile.

So jetzt ein Beispiel wo es nicht klappt: Wir haben eine Ausgangsrechnung mit 2.380 Euro geschrieben, Kunde zahlt bar. Erlöse sollen auf das Konto 4200 (das ist kein Automatikkonto) trotzdem ust-pflichtig gebucht werden. Die Schlüsselzahl ist die 30. Kassenkonto ist die 1600.

Unser Buchungssatz ist jetzt 2.380 Kasse[1600] an U'Erlöse und USt

Also: 2.380 per 1600 an 304200

Das System würde 301600 zwar vielleicht erlauben, dann hätten wir aber einen Teil des Betrages in der Kasse stehen und den Rest in der Umsatzsteuer stehen.

Bleibt nur die Umstellung des Buchungssatzes: 2.380 S Gegenkonto-Spalte 30 für die Umsatzsteuer und 4200 für die Erlöse. Bei Konto wäre jetzt die 1600 für die Kasse dran.

Wichtig für das Hirn: Die Seite in der der Betrag erfasst wird, in der müssen wir notieren auf welche Kontenseite der Betrag landen soll - bezogen auf das Konto in Spalte Gegen-Konto. Hoffe Du kannst Dir das gleich mal aufzeichnen. Auf einem Blatt Papier.

Und schreibst deshalb gleich Deinen Buchungssatz auf. So wie er sich gehört. Machst dann den Aufschrieb, wie das in der Erfassungsmaske sein muss. Die letzte Notiz findet jetzt in T-Konten gleich darunter statt.

Leider wird dieser Vorgang nicht so einfach in Fleisch und Blut übergehen. Daher wie es beim Üben so ist: Mache einfach ein paar Buchungen auf dem Blatt. Erst den Buchungssatz. Dann die Übertragung ins Erfassungsschema und zur Kontrolle schreibst Du noch die T-Konten.

In Deinem Programm kannst Du hoffentlich auch gleich nach der Eingabe in die T-Konten sehen. Also erfasst Du jetzt noch die notierten Erfassungszeilen und vergleichst Deine T-Konten mit denen im Programm und guckst wo jetzt hier Fehler entstanden sind.

Dabei sollte sich auch die Sicht des Programmes für Dich langsam klarer werden.

Viel Erfolg beim Lernen.

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