Frage von Trixi1984, 60

Frist berechnen mit Excel oder Google Tabellen?

Guten Abend,

ich suche schon seit mehreren Stunden finde jedoch nichts passendes. Wie schafft man es, eine Frist mit Excel oder Google Tabellen zu erstellen?

Beispiel:

Akten müssen verwahrt werden. Die Frist soll über eine Validierung auswählbar sein (zb. 2 Jahre, 4 Jahre, 10 Jahre, usw.). In der nächsten Zeile sollte das Datum stehen, bis wann die Akte aufbewahrt werden muss.

Spalte A = Aufbewahren für 4 Jahre Spalte B = Muss aufbewahrt werden bis [Datum]

Danke

Expertenantwort
von DeeDee07, Community-Experte für Excel, 35

Es muss auch irgendwo stehen, ab wann die Aufbewahrungsfrist läuft. Dafür habe ich B1 verwendet, das Ergebnis dann in C1. Also:

A1: 4
B1: 01.09.16
C1: =DATUM(JAHR(B1)+A1;MONAT(B1);TAG(B1))
(ergibt 01.09.2020)

Kommentar von Funfroc ,

Ich würde hier mal ergänzen, denn meines Wissens laufen Aufbewahrungsfristen in der Regel zum Ende des Kalenderjahres ab.

Wenn also 4 Jahre frist sind, ist es egal ob die Datei vom 05.01.2016 oder vom 28.12.2016 stammt. Die Aufbewahrungsfrist wäre in beiden Fällen der 31.12.2020.

Formel dann: =DATUM(JAHR(B1)+A1;12;31)

Kommentar von Ortogonn ,

Korrekt. Frist beginnt erst zu laufen mit dem 1. Tag des Folgejahres.

VORSICHT: Sind bspw. die letzten Buchungen für 2016 erst in 2017 erfolgt (bspw. Jahresabschluss), dann verschiebt es sich um die Differenz (hier 1 Jahr) nach hinten.

Kommentar von DeeDee07 ,

Ok, danke für den Hinweis und die Formelanpassung.

Kommentar von PWolff ,

Glücklicherweise gibt es keinen Fehler, wenn

A1 = 2, B1 = 29.02.2016 (Schalttag)

(es kommt einfach der 01.03.2018 heraus)

Antwort
von Ortogonn, 17

Da die Frist bei Akten nicht am Folgetag sondern am 1. Tag des Folgejahres beginnt, das auf jenes folgt, in welchem der letzte Eintrag gemacht wurde (bspw. Jahresabschluss für 2016 in 2017 gebucht: Frist beginnt erst in 2018) hier eine Formel in Anlehnung an PWolff:

=DATUM(Jahr(Datum des letzten Eintrags/Buchung)+A4;12;31) 




Antwort
von PWolff, 32

Woher kommt das Datum, wasnn die Akte angelegt worden ist?

Wenn du das hast, dann z. B. für Zeile 4 die Formel:

=EDATUM(Erstellungsdatum;12*A4)

(Wobei in A4 nur die Anzahl an Jahren steht und das Zahlenformat von Spalte A so aussieht:

"Aufbewahren für "#" Jahre";"(Negative Frist!)";""

)

Kommentar von Iamiam ,

DH! besonders die Idee, die Zellbezeichnung über das Zahlenformat zu gestalten (wobei negativ und 0 ja wahrscheinlich überflüssig sind.

Das Ergebnis (Fristablauf geht dann ebenfalls als Zahlenformat):

"Aufbewahren bis "&Text(EDatum(...);"TT.MM.JJ")

Eine interessante Anregung!

Kommentar von PWolff ,

Nach ein paar Jahren Erfahrung mit Endanwendern, die den Computer als reines Werkzeug verwenden, hab ich mir angewöhnt, mit den ungewöhnlichsten Eingaben zu rechnen.

(Es ist eigenartig, wie dieselben Leute, denen man an der Hotline fast noch erklären muss, dass die Maus nicht beißt, andererseits erstaunlich erfinderisch sind, z. B. probieren, über Copy & Paste negative Werte bei Feldern einzufügen, bei denen nur positive Werte sinnvoll sind (wie Nachlass/Rabatt), wenn sie die vage Hoffnung haben, damit ein paar Euro für sich herauszuschlagen.)

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