Fehler Buchung Kasse. Wie ist es zu korrigieren?
Hallo, ich habe eine Frage. Könnte mir vielleicht jemand beantworten, wie das am besten zu korrigieren ist? Es fehlt eine Buchung Geldeingang für die Kasse mit einem großen Betrag. Der Monat ist schon geschlossen, es liegt 3 Monate zurück. Wie soll ich da vorgehen, im aktuellen Monat mit dem aktuellen Datum buchen oder im aktuellen Monat mit dem richtigen alten Datum? Welche folgen hat es?
5 Antworten
Was heißt "Der Monat ist geschlossen"?
Heißt das, der Stapel ist schon festgeschrieben? Dann kanst Du das nicht rückwirkend korrigieren.
Wenn die Stapel insgesamt noch nicht festgeschrieben sind, kannst Du natürlich in jedem Monat Buchungen korrigieren oder nachholen. Nur musst Du dann auch daran denken, die Kassenkonten für die Folgemonate neu auszudrucken.
Wenn die Stapel festgeschrieben sind, lege einen neuen Stapel an, und zwar nur für den Tag des Geldeinganges, Text etwa "Nachbuchung Kasseneinnahme".
Wenn das ein Erlös ist, kann sich die Buchung natürlich auf bereits abgegebene Umsatzsteuervoranmeldungen auswirken.
Nach den Grundsätzen Ordnungsmäßiger Buchführung wird ein FiBu- Programm in einem Vorlauf für August kein Buchungsdatum kleiner als August annehmen.
Die Beträge des Kassenbuches sind verpflichtend mit dem Barbestand in der Kasse zu kontrollieren. Es kann also nicht sein, dass da ein Betrag vergessen wurde. Hat man sich daran nicht gehalten gibt das Zweifel ob es sich bei den Unterlagen um eine ordnungsgemäße Buchhaltung handelt.
Hintergrund: Ein Prüfer kann, die Buchführung verwerfen und Sicherheitszuschätzungen vornehmen. Auswirkungen in der Umsatzsteuer und Ertragssteuer Folgen in der Regel daraus.
Bucht man diesen Betrag als Kasseneingang nach ist das für mich ein großer Fehler.
Wo war denn des Geld real? Lag es tatsächlich in der Kasse? Dann wird man diese Differenz tatsächlich offen ausweisen müssen. Ab Mai hatten wir 8000 Euro zu viel in der Kasse. Dieser Betrag hat sich nicht klären lassen. Im August haben wir oder habe ich festgestellt, dass der Betrag... Die Feststellung hat sich erst jetzt ergeben weil...
Damit würde ich am Tag der Feststellung das entsprechend buchen.
Denn wenn das Programm undokumentiert eine Nachbuchung für Mai erlaubt, dann ist ohnehin seine Anwendung nicht ordnungsgemäß. Dann braucht die auch nicht anerkannt werden. Dabei ist uninteressant ob die Buchführungssoftware als ansonsten ordnungsgemäß gilt oder nicht.
Hat Beispielsweise ein Mitarbeiter das Geld eingesteckt, dann würde ich mit dem Tag der Zahlung ein Darlehen buchen. Forderung gg. Mitarbeiter/U´Erlöse und USt. Das aber im Monat August und auch mit entsprechenden Notizen.
Bist Du Einzelunternehmer und hast das Geld selber eingesteckt, dann war das wohl an dem Tag eine Privatentnahme und ich würde das entsprechend nachbuchen. Aber wieder mit dem eigentlichen Datum in dem jetzigen Monat.
Jede Buchung ein Beleg. Aber auch jeder Beleg einer Buchung. Die Funktion der Buchhaltung besteht darin die tatsächlichen Abläufe eines Unternehmens zu erzählen. Das wird nicht gereicht, wenn da nach belieben rum gebucht wird.
Was ich allerdings mit dem Steuerberater besprechen würde, dass wäre eine Selbstanzeige. Du hast was von einem großen Betrag geschrieben. Eine Steuerhinterziehung begeht ja auch, wer eine Steuer nicht zum korrekten Zeitpunkt anmeldet oder Tatsachen für sich behält, die zu einer Festsetzung von höheren Vorauszahlungen führen würde.
Das ist aber keine Frage, die in ein Forum gehört. Eigentlich schon die Ausgangsfrage nicht. Denn eigentlich sind das äußerst bedenkliche Vorgänge und wäre ich beruflich Teil einer Ermittlungsbehörde ginge morgen die Anfrage an den Betreiber, wer versteckt sich hinter dem Nick, welche IP usw. Häufig sind die Behörden aber freundlicher als ich das wäre.
Auf keinen Fall würde ich auf eine steuerliche Beratung verzichten.
wenn es geht, würde ich es mit dem damaligen datum buchen, damit der beleg mit den angaben im pc übereinstimmt. aber ich bin kein experte für buchhaltung - vielleicht kann man einen geschlossenen monat öffnen z.b. durch einen vorgesetzten?
Im aktuellen Monat mit dem alten Datum buchen. Im Bezug auf die UST hat es keine Folgen, da diese mit der Rechnung gebucht. Es sei denn du buchst direkt auf Erlöskonten und UST bei der Einnahme. Da müsste man mehr über euer Buchungssystem wissen.-
Es wäre interessant zu wissen ob die Kasse bei euch gezählt wird ;-)
Etliche EDV-Buchhaltungen können das (und entsprechen dennoch den GoB). Der Trick hierbei ist, dass die maßgebliche Buchungszuordnung über die Buchungsüeriode definiert ist.
D.h., beispielsweise Belegdatum 28. Juli, aber Zuordnung zur Buchungsperiode August. Damit ist es faktisch ein Augustbeleg und das Belegdatum hat nur informativen Charakter.
Türlich ginge auch (und sollte jede Software können): Alte Buchungsperiode aufmachen, beleg buchen, berichtigte USt-VA, und alle üblichen Monatsausdrucke nochmal. Unschön.
Aber wie Gullup schon unterstrich, da ist eh einiges im Argen, wenn eine größere Kassendifferenz drei Monate unbemerkt blieb.
Zu den GoB gehört, dass täglich ein Kassensturz gemacht wird. Dessen Durchführung kann man zwar durch kreative Kassenbuchgestaltung nachträglicht glaubhaft machen, spätestens aber mit dem Monatsabschluss tritt eine Differenz buchhalterisch sichtbar zu Tage. Eine - identische - Kassendifferenz über zwei Monatsabschlüsse hinweg zeugt von Schlampigkeit.
Versuche mal, bei DATEV einen Stapel 1.8.-31.8., Text "Kasse August" anzulegen und dann ein Buchungsdatum aus dem Juni ("vor 3 Monaten") einzugeben.
Das wird nicht klappen, denn dann kommt der Hinweis "Falsches Buchungsdatum".
Und das sollte auch in anderen Buchungssystemen so sein.
Hängt von der Software ab. Einige lassen das Buchen mit alten Belegdaten nicht zu. In dem Falle den Monatsersten nehmen und das tatsächliche Belegdatum in den Buchungstext.
Ansonsten tatsächliches Belegdatum aber aktuelle Periode.
Es sollte ein Vermerk über den Sachverhalt drauf.
Wirft insgesamt kein gutes Licht auf die Buchhaltung: Kasse, größerer Fehlbetrag, DREI Monate. Aber kann man nun nicht mehr ändern.
Wenn im aktuellen Monat mit einem Datum 3 Monate vorher gebucht werden kann, ist das eine Buchhaltungssoftware, die nicht den Grundsätzen Ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Wie soll den bitte das Kassenkonto aussehen, wenn im August ein Kasseneingang aus dem Juni erfasst wird? Wird dann automatisch der (abgeschlossene) Juni korrigiert und der Juli und Auguste mit neuen Saldovorträgen korrigiert?