Frage von Niklaus,

Emails in Outlook dauerhaft archivieren - Wie geht das?

Also ich habe Outlook und regelmäßig wird dort auch eine automatische Archivierung vorgenommen. Allerdings habe ich sehr viele Emails, die ich aus gesetzlichen Gründen archivieren muss. Jetzt meine konkrete Frage. Kann man Emails in Outlook auch extern abspeichern. Also ausserhalb von Outlook. Wenn ja wie geht das und kann ich die dann wieder in Outlook einspeichern und lesen, wenn ich es benötige.

Antwort von Millereenborg,
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Add-hoc fallen mir vier Möglichkeiten ein:

1: Backup-Software Nutze eine Backup- oder Archivierungssoftware und erstelle eine Datensicherung (z. B. Windows Backup, Acronis True Image, ...)

2: Drag&Drop Du kannst Mails auch einfach per Drag&Drop in einen beliebigen Ordner ziehen. (Erzeugt eine *.eml-Datei, die als Text vorliegt)

3: Sicherung der PST-Datei Kopiere die PST-Datei von Outlook, in der alle Informationen aus Outlook abgelegt sind.

4: Auto-Archivierung Outlook kann auch selber eine Archiv-PST Datei anlegen, die Nachrichten nach bestimmten Vorgaben automatisch archiviert. Z. B. techte Maustaste auf Posteingang > Eigenschaften > Registerkarte Auto-Archivierung.

Generell sollte folgendes beachtet werden:

1: Lebensdauer Sicherungsmedien Egal, wie eine Sicherung erstellt wird, bitte dran denken, dass ein Medium ggf. in ein paar Jahren nicht mehr lesbar sein kann! D. h. eine Festplatte kann nicht mehr anlaufen, eine DVD ist nicht mehr lesbar! Die höchste Sicherheit bieten momentan UDO-Laufwerke / Medien. Da geben die Hersteller 50 Jahre Garantie.

2: Revisionssicherheit Wenn du die Daten ablegen willst, weil du Nachweise führen mußt, dann müssen die Daten revisionssicher gespeichert werden. D. h. es darf nicht möglich sein, Daten nachträglich zu ändern (z. B. Betrag ändern)

3: Dateiformat Selbst wenn du eine PST-Datei im aktuellen Format abspeicherst, mußt du eigentlich auch die Softwareversion von Outlook archivieren, da nicht sicher ist, dass ein Outlook in zehn Jahren auch das heutige PST-Format lesen kann. Da wäre nur die Textversion (EML-Dateien) sicher genug.

Falls du etwas genauer beschrieben haben möchtest: kurz melden!

Kommentar von Niklaus,

Danke für die umfassende Antwort. Das wird mir bestimmt weiterhelfen.

Antwort von DigitalDesaster,
1 Mitglied fand diese Antwort hilfreich

Du kannst alle Nachrichten sichern, befolge diese Anleitung:

Mach Dir auf Deiner Festplatte / Diskette / Backup Festplatte einen neuen leeren Ordner und beschrifte diesen! Merke Dir wo Du diesen erstellt hast.

Nun gehe in Outlook: -> Datei -> Exportieren -> Nachrichten -> Format Windows Mail -> weiter klicken .... Nun auf durchsuchen und neuen eben erstellten Ordner suchen und auswählen .... -> weiter klicken -> alle Ordner auswählen -> weiter klicken .... E-Mails werden archiviert im eml-Format ... dann auf fertig stellen klicken. Das wars schon. Nun findest Du im in Deinem vorhin erstellten Ordner Deine E-Mails archiviert. EML-Dateien kannst Du jederzeit öffnen durch Outlook wenn Du drauf klickst! ..... Importieren, als wieder ins Outlook speichen machst Du dann auf Datei, importieren, Nachrichten! Ganz einfach :)

Kommentar von Niklaus,

Danke werde mal probieren ob ich das hinbekomme.

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