Frage von Fischwaage, 138

Buchhaltung bei Online Shops (viele Rechnungen im Monat...)?

Hallo Leute,

Mein Chef will das ich ab nächsten Monat die Buchhaltung für unsere Online Shops mache. :-(

Ich versuche mich da gerade einzuarbeiten und erstmal Wissen und Infos übers Internet zu sammeln.

Wir haben mehrere Online Shops (alle mit unterschiedlichen Systemen) und verkaufen auch noch bei Amazon und Ricardo! Also wir haben jeden Monat sau viele Rechnungen. Von 5 Euro bis max 300 Euro ist alles dabei. Im Monat durchaus 500-800 Rechnungen! Das ist echt viel....Muss man auch im Jahre 2016 für die Buchhaltung wirklich noch alle Rechnungen / Bestellungen einzeln auflisten? Oder kann man das irgendwie zusammenfassen?

Ausserdem suche ich aktuell noch nach einem Programm indem ich das alles machen kann. Hab bislang aber nur Online Lösungen gefunden die einen monatlichen Betrag fordern (Bexio z.B.) ist das gut oder gibts da besseres?

Ich danke im Vorraus vielmals für eure Zeit und Hilfe ! Viele Grüsse

Antwort
von Dirk-D. Hansmann, 35

Was bitte sind denn 800 Buchungen? Die haben in einem Tag gebucht zu sein. Und zwar mit den entsprechenden Aufteilungen.

Dann kommen noch die Banken, die Kasse, etwas Schnickschnack. Zwei Tage, inklusive Puffer, wenn man am ersten Tag etwas langsam war.

Und dann kommt ein Tag Konten abstimmen. Vier Tage á 8 Stunden. Das wird Dein Boss erwarten. Kaufmännisch korrekt. Nur mit Deinen Vorkenntnissen vollkommen utopisch. Selbst wenn man wegen Deines Kenntnisstandes Dir ein Jahr Zeit gibt.

Ob Export- und Importschnittstellen so viel bringen ist fraglich. Aber kann man halten wie der auf dem Dach.

Keine Buchhaltung sollte nur von einer Person betreut werden. Also auch nicht dann, wenn man das richtig gelernt hat. Eine zweite Meinung ist einfach wichtig.

Und vergesse Dein Selbstvertrauen - 'Ich lerne schnell'. Das ist bestimmt richtig, es will Dir hier auch niemand Dummheit unterstellen. Aber eine vollständige Unkenntnis der Thematik.

Es gibt zwar so Crash-Kurse für Buchhaltung. Aber die sind höchstens für den Wiedereinstieg zu empfehlen. Da spricht man eigentlich kaum über die laufenden Kontierungen, sondern ist gleich im Abschluss, also der Bilanz unterwegs.

Ich hatte selber mal mit Azubis zu tun. Die hatten noch ihren Berufsschulunterricht. Ich habe selber unterrichtet. Die Vermittlung der Grundlagen kann man nicht ohne vernünftigen Unterricht lernen.

Selber habe ich auch mal gedacht, dass ich mehr Zeit hätte und habe mich an der Uni eingeschrieben. Hatte da bereits 10 Jahre Berufserfahrung und einen Steuerberaterkurs hinter mir. Rechnungswesen war für mich kein Ding.

Aber: Da wurde mir klar, warum Dipl.-Kaufleute und andere nicht in der Lage sind sofort in der Praxis einzusteigen. Wer das glaubt, der braucht ein gutes Bankkonto um die Mehrsteuern und einiges anderes zu bezahlen.

Das hat alles nichts mit Dir zu tun. Dein Chef hat vielleicht mal was vom Thema gehört. Wird dann womöglich nicht einmal wissen, wie Warenein- und Ausgangsbücher zu führen sind. Unter welchen Umständen man darauf verzichten kann.

Eine echte Kontrolle Deiner Buchungen wird wohl niemand machen. Denn Kontrolle bedeutet im Grunde den gleichen Zeitaufwand noch einmal. Gut bei kleinem Umfang. Hier ergeben sich natürlich Einsparungen wegen der Größenordnung.

4 Arbeitstage á 8 Stunden, dass sind 32 Stunden. Die mit 60 Euro die Stunde, da kostet die Buchhaltung eben 1.900 Euro netto im Monat. Dazu kommt noch die Bilanz und Bilanzbericht. Aber alles andere ist unverantwortlich.

Die Gegenrechnung ist teurer. Rechne Dein Gehalt und die Sozialversicherung die Du bezahlst, die wird noch einmal gezahlt. Wenn Du Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld bekommst, dann kommt das anteilig auch noch drauf. Dann hast Du Urlaubs- und Krankheitstage. Da hast Du erst einmal Deine Lohnkosten. Rechne dieses auf die Zeit hoch, die Du brauchen würdest um das 'brauchbar' zu erledigen.

Mit Kosten für den Arbeitsplatz. Softwarekosten, entsprechende Fachliteratur usw. sind die 1.900 Euro ganz schnell als ausgesprochen wirtschaftlich zu betrachten.

Und wenn man da keinen Trottel als Berater sucht (solche mag es geben), dann hat man durch steuerliche Beratung noch andere Vorteile. Sei es Begleitung wegen der Rechtsform oder ob alles den entsprechenden Vorgaben entspricht.

Fehler haben unter Umständen ganz enorme Folgen. Auch wenn Du in bester Überzeugung alles erledigst. Dann kann es trotzdem eine Beihilfe zur Steuerhinterziehung sein, wenn die Meldungen an das Finanzamt zu klein sind.

Und wo es eine Beihilfe gibt, da gibt es auch einen Täter. Dein Chef, der die Aufgabe in Deine Hände gelegt hat, der würde ebenfalls auf die Finger kriegen.

Auch frage ich mich, ob Du überhaupt eine Chance hast eine Umsatzsteuer-Verprobung zu machen. Also einfache Dinge, die man im Auge haben muss.

Kann nur den Rat geben: Sucht Euch einen Steuerberater. Du bekommst die Zeit für ordentliche Grundaufzeichnungen und das Belegwesen. Dann habt Ihr wirklich was vernünftiges und könnt ruhigen Gewissens abends schlafen gehen.

Antwort
von diroda, 19

Schon mal an eine Brachenlösung gedacht? Die Kosten in der Anschaffung zwar etwas mehr, das macht sich durch eingesparte Arbeitszeit aber trotzdem bezahlt.

Antwort
von BarbaraHo, 76

Puuh, von Buchhaltung hast du Null Ahnung? Dann solltest du das erst mal lernen und bis dahin sollte dein Chef das ganze zum Buchhaltungsbüro/Steuerberater bringen. Oder jemand einstellen, der es schon kann. Alles andere wäre unverantwortlich.

Kommentar von Fischwaage ,

Ich lerne schnell, sind ja nur Zahlen. Will nur wissen ob man echt jede Rechnung einzeln auflisten muss oder ob man das auch bündeln kann? In Monate oder Wochen?

Kommentar von wurzlsepp668 ,

sind ja nur Zahlen?

geil ......

wenn Du mit der Einstellung an die Buchhaltung rangehst wird Dein Chef bei der nächsten Betriebsprüfung pleite sein ......

sorry, aber so eine Aussage (sind ja nur Zahlen) kann nur von jemanden kommen, der nullkommanull Ahnung von Buchhaltung hat ....

Kommentar von BarbaraHo ,

Einzeln würde ich die buchen. Womit schreibt ihr denn die Rechnungen?

Kommentar von faiblesse ,

Nur zahlen? 😂

Sorry aber Buchhaltung ist mehr als nur Zahlen.
da gibt es ne Menge Vorschriften.

Da ist es auch nicht mit dieser einen Frage getan.

Kommentar von Fischwaage ,

Die Rechnungen macht der jeweilige Online Shop ja automatisch, wir schreiben keine Rechnungen.

Kommentar von Dirk-D. Hansmann ,

Sind die Rechnungen eigentlich mal kontrolliert worden? Ob alle steuerlichen Vorschriften im Formular drin sind und die korrekte Versteuerung, wenn mal eine Bestellung nicht aus der Schweiz kommt?

Kommentar von faiblesse ,

Trotzdem musst du diese einzeln erfassen. Es muss ja nachvollziehbar sein.

Kommentar von BarbaraHo ,

Ok. Dann kannst du sie vielleicht sogar einspielen. Aber an wen verkauft ihr - B2C oder B2B? Nur innerhalb Deutschland oder auch EU oder sogar weltweit?

Kommentar von Fischwaage ,

Switzerland und nur an Endkunden.

Kommentar von BarbaraHo ,

Sitzt die Firma in der Schweiz?

Kommentar von BarbaraHo ,

Was für eine Rechtsform?

Kommentar von BarbaraHo ,

Und wenn es eine Schweizer Firma ist, muss sie auch nach Schweizer Recht buchen. Und ob das jedes deutschsprachiges Programm kann???

Kommentar von BarbaraHo ,

Ja Wurzelsepp. Da werden die Zahlen so lange über die Konten gejagt, bis sie irgendwann irgendwo ermattet liegen bleiben...

Kommentar von BarbaraHo ,

Soll- oder Istversteuerung? Dauerfristverlängerung? (Wenn es sowas in der Schweiz gibt)

Antwort
von faiblesse, 56

Was willst du denn wie zusammenfassen?

Du musst jeden Geschäftsvorfall einzeln buchen.
Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.

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