Wie muss man dafür vorgehen?

Jeder kann die Auszeichnung eines anderen anregen. Dabei wendet er sich an die Staatskanzlei des Landes, in dem der oder die Vorgeschlagene seinen bzw. ihren Wohnsitz hat. Lebt die Person im Ausland oder ist sie Ausländer, so ist das Auswärtige Amt für den Vorschlag zuständig. Die Auszeichnung eines Mitarbeiters einer Bundesbehörde kann beim zuständigen Bundesminister angeregt werden. Die jeweilige Protokollabteilung hat die Aufgabe, die Angaben zu prüfen, bevor sie an die Ordenskanzlei im Bundespräsidialamt weitergeleitet werden. In der Praxis machen bislang vor allem Behörden, Institutionen, Wirtschafts- und Sportverbände Vorschläge. http://de.wikipedia.org/wiki/VerdienstordenderBundesrepublik_Deutschland#Vorschlagsrecht