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Aufgabenliste - in welcher Reihenfolge abarbeiten?

Frage von zalto zalto

Ich bin ein Freund von Aufgabenlisten, in denen ich meine aktuellen beruflichen Aufgaben (typisch sind da so 20-40 Stück offen) detailliert strukturiere:

  • Wichtigkeit (hoch, mittel, niedrig)
  • Dringlichkeit (wie weit in der Zukunft muss es fertig sein?)
  • Arbeitsumfang (erforderlicher Gesamtaufwand in Stunden/Tagen)
  • Bereits geleisteter Umfang (Aufwand bis jetzt in Stunden/Tagen)
  • Fertigstellungsgrad (tatsächlich, prozentual)
  • Art der Tätigkeit (nur verstehen, bearbeiten, kommunizieren, abwarten...)
  • Was ist der nächste Schritt? (Abhängigkeiten zwischen Aufgaben)

Das ganze ist elektronisch erfasst, so dass ich das ganze über Makros auch auswerten kann. Trotzdem sitze ich manchmal vor der Liste und weiß nicht, was ich als nächstes anpacken soll, was also ganz objektiv am schlauesten wäre: Das wichtigste? Das dringendste? Das, was schon fast fertig ist? Das, was noch gar nicht begonnen wurde?

Trotz perfektem Überblick neige ich dazu, mich vor unangenehmen Aufgaben zu drücken und sie zu verschleppen. Was ich gerne hätte, ist ein "virtueller Chef", der mir anhand der offenen Aufgabenliste eine Anweisungsliste erstellt "mache erst das, dann das und dann das". Kennt dazu jemand einen Algorithmus oder hat eine Idee, wie man das Problem am besten anpackt?

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Antworten (5)

  • 2
    Hilfreichste Antwort ausgezeichnet vom Fragesteller
    Antwort von dagehtwas dagehtwas

    Hallo, Deine Fragestellung und Ausführung ist ganz interessant. Vor allem weil Du wohl überlegte und sachlich sinnvolle Kriterien benennst. Wenn man die hat und kennt, liegt es weder an der sachlichen Betrachtung, noch an der Priorisierung, sondern an dem der sie umsetzen muss :-) - Bedeutet, Du weißt selbst was wichtig und richtig zu sein scheint, also setze es auch einfach so um. Als kleine Hilfestellung verwende ich für einfache Sachen/ Aufagen einen ganz einfachen Textfile auf dem Dekstop, darin steht was heute ansteht und gemacht werden muss. Für komplexere Dinge nehme ich dann z.B. den kleinen VIP-Organizer, eine Art Taskmanager. Für große Projekte dann MS-Projekt etc., darin sind dann die Aufgabenlisten, Arbeitspakete und letztendlich Meilensteine zeitlich fest verankert, da gibt es keinen Freiraum sich darüber Gedanken zu machen, was als nächstes kommt oder was nun Prio hat. Ich arbeite übrigens ähnlich wie Du: Zuerst einmal alle Abhängigkeiten zu Vorgängen auflösen, diese gesamtheitlich Betrachten und Gewichten bzw. Priorisieren... am Ende kommt dann "NUR" noch das umsetzen :-) - Ich glaube bei dem Part besteht Dein Problem schon eher. Ergebnis = Tu es!

  • 2
    Antwort von Augenblickmal Augenblickmal

    Perfektionist ! Ist eine Krankheit.

    Das unangenehmste suchen und anpacken.

    Aber Dein Thema ist eines der wichtigsten im Leben, nur dass es mit Perfektionismus nicht gelöst wird. Ich wünsche Dir viel Erfolg. Es gibt enorm viele Webseiten die sich damit beschäftigen.

    Kommentar von zalto zaltozalto

    Vom Gedanken, alles perfekt machen zu wollen oder können, habe ich mich schon gelöst - es geht mir "nur" noch darum, aus den gegebenen Ressourcen (stets knapp) das Beste zu machen.

    Die Webseiten, die sich damit beschäftigen, empfehlen auch genau das was ich bereits mache: die Aufgaben allesamt aufschreiben, konkretisieren (was ist der nächste Schritt?) und dann abarbeiten. Jetzt bin ich auf der Suche nach einer geeigneten Struktur zum abarbeiten...

    Kommentar von Augenblickmal AugenblickmalAugenblickmal

    Neben meinem Rat das 'unangenehme' zuerst wirklich zu erledigen, habe ich noch einen Rat : das unwichtige , verschiebbare zu identifizieren und nicht zu machen. (Am Anfang meines Lebens im Beruf habe ich Jahre so Versuche gemacht wie Du, erst auf Papier, dann am PC). Irgendwann habe ich meinen Chef erwischt, wie er meine Vorschläge einfach auf einen Stapel legte -neben viel anderem Papier. Als ich ihn besuchte, nahm er das Memo vom Stapel, wir besprachen es , und fertig. "Nicht machen" ist ein wichtiger Rat. Prioritäten setzen. A-B- C (und nicht D-E-F noch dazu). Viel Erfolg.

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    Antwort von Himbeercocktail Himbeercocktail

    Gleich morgens das Unangenehme machen. Dann fällt der Rest viel leichter!

    Kommentar von zalto zaltozalto

    Hmm, die "Unangenehmheit" erfasse ich bisher nicht als Aufgabenattribut. Ist aber eine interessante Idee, das in der Gewichtung mit zu berücksichtigen um der Verschlepperitis entgegenzuwirken... Nur bleibt dann immer noch die Frage nach einer Gewichtung der Kriterien untereinander: Wenn irgendetwas dringend ist und nicht unwichtig, wäre es wohl schlecht, stattdessen am Unangenehmen zu arbeiten.

  • 1
    Antwort von MarianC MarianC

    Einen Tipp kann ich dir aus dem psychologischem Umfeld geben: Beende "fast fertige" oder angefangene Sachen zu erst, bevor du dich wieder mit neuen Aufgaben befasst. Hat man Dinge bereits angefangen, aber nicht beendet, schwirren diese weiter im Kopf rum und behindern den Arbeitsfluss bei anderen Baustellen. Habe lieber nur ein paar wenige Projekte offen und beende diese sorgfältig, dann ist dein Kopf klar und auch die anderen Aufgaben sind sowohl leichter als auch konzentrierter zu bewältigen.

    Kommentar von zalto zaltozalto

    Ja, das würde ich rein gefühlsmäßig so auch bestätigen - jonglieren mit zweimal drei Bällen ist einfacher als gleichzeitig mit sechs. Habe dazu neulich eine interessante Methodologie "Personal Kanban" gefunden, die die Kanban-Prinzipien auf die persönliche Aufgabenliste überträgt und da ist auch eine der beiden Grundregeln "Limit your work-in-progress."

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    Antwort von Interessierter7 Interessierter7

    Ich würde das Wichtigste immer mit Priorität 1 ansetzen, dann das Unangenehmste. Aber generell schaffst Du alles glaub ich ganz gut- wäre froh, es würd bei mir so gut klappen. :-) Würde mich nicht aufhalten, einen Algorithmus zu entwerfen :-) Du b ist organisiert genug ! Weiterhin viel Erfolg !

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