Frage von honzabonza, 93

Anfertigung von beglaubigten Kopien unter notarieller Aufsicht: Benötigen Originalunterlagen Vermerk, wenn Übersetzungen zu Kopierzwecken abgetrennt wurden?

Gestern wollte ich auf dem Bürgerbüro beglaubigte Kopien von einem ausländischen Zeugnis mit angehefteter Übersetzung anfertigen lassen. Da die Übersetzungen aber so angeheftet waren, dass eine vollständige Kopie des Originals nicht möglich war, ohne die Heftklammer zu öffnen, verwies mich die Frau aus dem Bürgerbüro an einen Notar. Laut ihr durfte diese Heftklammer nur unter notarieller Aufsicht geöffnet werden, da sonst die Übersetzungen ihre Gültigkeit verlieren könnten. Daraufhin habe ich also einen Notar aufgesucht. Die Sekretärin hat dort dann einfach die Heftklammern entfernt und Kopien angefertigt, welche dann auch durch den Notar beglaubigt wurden. Leider ist die Sekretärin sehr unvorsichtig mit den Originaldokumenten umgegangen und hat zu alledem die Übersetzung und das Zeugnis so wieder zusammengeheftet, dass man jetzt eindeutig sieht, dass die Heftklammern einmal entfernt worden sind. Das Zeugnis mit der angehefteten Übersetzung wird jedoch im Heimatland an der Botschaft zur Beantragung des Visums benötigt. Laut der Frau im Bürgerbüro sind die Übersetzungen jetzt jedoch nicht mehr gültig, da die Heftklammer ja geöffnet wurde. Meine Frage ist nun: Hätte der Notar nicht irgendeine Bescheinigung darüber ausstellen müssen, dass besagte Heftklammer unter seiner Aufsicht geöffnet wurde? Oder hätte er nicht irgendeinen Vermerk auf den Originalunterlagen hinterlassen müssen?

Antwort
von Nightstick, 61

Ja, der Notar wäre m.E. (wenn er seine Sekretärin beobachtet hätte) verpflichtet gewesen, einen Vermerk anzubringen. Sicher hat er die unrichtige Vorgehensweise seiner Angestellten nicht mitbekommen, und gedacht, dass die Dokumente so eingereicht wurden. Oder er hätte die Dokumente so zusammenheften müssen, als wären sie nicht auseinander gewesen (hier wird meistens die Ecke umgeknickt und versiegelt).

Ich würde noch einmal zu dem Notar gehen, ihm persönlich die Sachlage erklären, und um einen entsprechenden nachträglichen Vermerk (mit Datum, Stempel und Unterschrift) bitten.

Tipp: Mit der Sekretärin würde ich darüber nicht sprechen. Der würde ich nur sagen, dass eine Reklamation vorliegt, und Du darüber direkt mit dem Notar sprechen möchtest.

Anm.: Aus meiner Sicht sollte dafür keine weitere Notargebühr anfallen, da dieser Vorgang als Reklamation angesehen werden sollte.

Viel Erfolg!

Gruß @Nightstick

Kommentar von honzabonza ,

Vielen Dank für die schnelle und gute Antwort! Ich war heute noch einmal beim Notar und er meinte, dass ein Vermerk nicht notwendig ist. Die Übersetzerin hat die Übersetzung durch Umknicken der Ecke und einen Stempel auf der Rückseite an die Originalunterlagen gehefetet. Laut Notar ist ein Vermerk nur notwendig, falls er ein Siegel der Übersetzerin gebrochen hätte, was er jedoch nicht gemacht habe, da ein Stempel kein Siegel sei. Stimmt das?

Kommentar von Nightstick ,

Ich habe gerade mit einem vereidigten Dolmetscher und Übersetzer gesprochen und Deinen Fall geschildert. Jetzt ist die Sache klar.

Der Fehler ist bei der Übersetzerin passiert. Sie hätte eigentlich überhaupt nichts an das Original anhängen bzw. anklammern dürfen! Dies ist absolut unüblich und führt zu solchen Dingen, wie sie leider bei Dir vorgekommen sind. Das macht man (allein von der Logik her) schon deshalb nicht, weil, wenn man später erneute Übersetzungen in weitere Sprachen bräuchte, das Original dann ja mit etlichen Zusatzbelegen versehen wäre. Also: Vollkommener Unsinn, etwas an ein Original zu heften :((

Richtig wäre gewesen, wenn sie eine Kopie des Originalurkunde mittels eines Siegels (oder eines speziellen Klebesterns) hinter ihre Übersetzung geklammert / daran befestigt hätte. Dann hätte man beim Kopieren keine Probleme bekommen.

Auf der anderen Seite ist es so, dass, wenn man schon etwas an ein Originaldokument hängt, man dies natürlich so tun muss, dass alles kopierfähig bleibt.

Du kannst Dich demnach für alles bei der Übersetzerin bedanken...

So, was ist jetzt mit dem Dokument? Ist es nun gebrauchsfähig bzw. wird es dort anerkannt, wo Du es vorlegen wolltest? Wenn nicht, dann würde ich an Deiner Stelle zur Übersetzerin gehen, ihre Vorgehensweise reklamieren, und kostenfrei richtigstellen lassen.

Gruß @Nightstick

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