Frage von FragobertDuck, 19

Abwesenheitsmanagement optimieren?

Hallo!

Ich weiß nicht, wie ich die Frage besser stellen soll, aber ich versuch sie einfach mal zu erklären.

Also... Wir sind gerade dabei auf Arbeit ein paar Optimierungen zu planen und sind dabei u.a. auf das Problem gestoßen, dass Abwesenheitsmeldungen per E-Mail z.B. immer nur sehr umständlich eingetragen werden können. Es kam in letzter Zeit häufiger mal vor, dass jemand in den Urlaub ging und einfach vergessen hat, eine Weiterleitung einzurichten oder eben die Meldung einzuschalten. Für die Administration ist das natürlich immer ein riesen Aufwand, dann nachträglich, ohne die Zugangsdaten, das zu korrigieren, damit die Absender informiert werden bzw. die E-Mails die Vertretungen erreichen. Ich denke mal, das Problem kennen einige von euch auch :)

Jedenfalls wollen wir eben genau solche Sachen optimieren und die Administration ein bisschen entlasten. Kennt hier jemand vielleicht eine Software, die das regelt? Oder wie handhabt ihr das bei euch auf Arbeit?

Antwort
von Behrmuda, 11

Die einfachste Form? Eine Checkliste, auf der Aufgaben aufgelistet sind, die vor Urlaubsantritt auf jeden Fall erledigt werden müssen. Diese muss dann vor dem Urlaub vom Mitarbeiter in der Personalabteilung abgegeben werden oder sie wird direkt in das Antragsformular integriert.

Kreuzt ein Mitarbeiter eine Aufgabe an, ohne diese erledigt zu haben, erhält er dafür eine Abmahnung.

Antwort
von SiViHa72, 7

Bei uns mache ich als Sekretärin das. Manchmal auch eine aushelfende Kollegin.


Ich habe alle zugangsdaten (bin aber kein echter Admin).


Im Notfall kann unser IT-ler das natürlich auch.. da der aber 200 Leute bundesweit betreut, sind wir gehalten, das pro Niederlassung zu.


Selbst wenn alle MA in unserer NL in Jahres-betreibsferien gehen, muss immer ich das alles eindaddeln.


Habs mir etwas erleichtert: von jedem mir ne Mail mit Abwesenheitstext gemailt, die habe ich in nem extra-Potlook -Ordner.. dann kann ich das fix rüberkopieren und muss nur Satum anpassen.


Das aufwendigste ist eigentlich: die leute zu erziehen,d ass eben nicht zu vergessen. In unserem Falle: Dass sie mir bescheid sagen, dass sie nen Autoresponder und ggf. ne Weiterleitung (an wen?) brauchen


Sprich die eigene Disziplinm der Leute ist nen Knackpunkt. Wo ein ernstes Wort vom Chef hilft, so er es denn ausspricht.


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